Riktig møterom handler om mer enn hvor mange personer det er plass til. Gruppestørrelse, møteform, bordoppsett, tekniske behov, beliggenhet og hvor lenge møtet varer bør vurderes samlet. Et styremøte for ti personer trenger for eksempel en annen type lokale enn en workshop med 30 deltakere. Ved kurs og seminarer kan det være viktig med god sikt mot skjerm, plass til notater og mulighet for gruppearbeid, mens et kreativt arbeidsmøte ofte fungerer bedre med fleksible bord, whiteboard og mulighet til å bevege seg rundt. Det bør også vurderes hva som skjer rundt selve møtet. Trenger dere kaffe og lunsj? Kommer deltakerne med tog eller fly? Skal noen overnatte? Er det behov for flere møterom eller grupperom samtidig? Møtepartner tar utgangspunkt i dato, sted, antall deltakere, møteform, fasiliteter og budsjett og finner aktuelle møterom og møtelokaler som passer behovet. Det beste møterommet er ikke nødvendigvis det største eller mest eksklusive, men rommet som gjør det enklest å gjennomføre møtet slik dere har planlagt.

Start med selve formålet med møtet. Skal deltakerne lytte til en presentasjon, diskutere rundt et bord, arbeide i grupper eller veksle mellom flere aktiviteter? Dette påvirker både størrelsen på møterommet og hvilket bordoppsett som fungerer best. Deretter bør dere se på kapasitet, dagslys, ventilasjon, akustikk og teknisk utstyr. Et møterom som teknisk sett har plass til 40 personer, kan føles trangt dersom alle skal sitte ved bord med laptop og notater. Skjerm, lyd, videomøteutstyr og stabil internettilgang bør avklares på forhånd dersom møtet har digitale deltakere eller presentasjoner. Ved lengre møtedager blir også servering, pauseområder og tilgang til toaletter viktigere. Beliggenheten kan være avgjørende dersom deltakerne kommer fra ulike steder. Et sentralt møterom nær tog, kollektivtransport eller flyplass kan spare mye tid. Til slutt bør dere se på helheten: rommet, fasilitetene, reisen og programmet må fungere sammen. Et godt møtelokale skal støtte møtet – ikke være noe arrangøren må bruke tid på å kompensere for.

Prisen på møterom varierer mye, fordi et møterom kan være alt fra et lite lokale for noen få personer i et par timer til et større møtelokale med teknikk, servering, grupperom og heldagsprogram. Det finnes derfor ingen én pris som passer alle møter. Noen møterom leies per time, mens andre har pris for halv dag eller hel dag. Hotell, konferansesteder og møtesentre kan også tilby møtepakker hvor selve møterommet kombineres med kaffe, pausemat, lunsj og grunnleggende møteutstyr. Det første man bør avklare er derfor hva prisen faktisk inkluderer. Et tilbud kan for eksempel inneholde møterom, skjerm, trådløst nett og kaffe, mens et annet tilbud har lavere romleie, men tar tillegg for teknikk, servering og ekstra fasiliteter. Den billigste romprisen trenger dermed ikke gi den laveste totalprisen. Hva påvirker prisen på møterom?Blant de viktigste faktorene er:antall deltakerestørrelse på møterommethvor mange timer eller dager rommet skal brukesbeliggenhetønsket bordoppsettteknisk utstyrserveringbehov for grupperomhotell og overnattingdato og tilgjengelig kapasitet Et sentralt møterom i en storby kan eksempelvis ha en annen pris enn et møtelokale utenfor sentrum. Et rom for 8 personer krever langt mindre kapasitet enn et lokale for 60 personer med klasseromsoppsett, mikrofoner og flere grupperom. Servering kan også utgjøre en betydelig del av totalen. Et kort morgenmøte med kaffe og vann er noe helt annet enn en heldagssamling med frokost, pausemat, lunsj og middag. Sammenlign totalen – ikke bare romleienNår dere innhenter tilbud på møterom, bør dere derfor sammenligne hva dere faktisk får for pengene. Se blant annet etter om følgende er inkludert:møterom, skjerm eller projektor, lyd, videomøteutstyr, Wi-Fi, kaffe, pausemat, lunsj, grupperom og teknisk support. Hvis noen av disse elementene kommer i tillegg, bør de tas med før alternativene sammenlignes. Har dere allerede et totalbudsjett eller ønsket pris per deltaker, er det nyttig å opplyse om dette tidlig. Da kan søket konsentreres om møterom og møtelokaler som faktisk passer den økonomiske rammen. Det viktigste er derfor ikke å finne møterommet med lavest leiepris, men møterommet som gir riktig kapasitet og fasiliteter til en fornuftig totalpris.

Antall deltakere er det naturlige stedet å begynne når dere skal velge møterom, men antall personer alene forteller ikke hvor stort rom dere trenger. To møter med 20 deltakere kan kreve helt forskjellige lokaler. Hvis alle skal sitte og høre på en presentasjon, kan et kompakt møterom med kinooppsett fungere godt. Hvis de samme 20 personene skal bruke laptop, diskutere rundt bord og arbeide i mindre grupper, trenger dere betydelig mer plass. Bordoppsettet påvirker kapasitetenMøterom oppgis ofte med flere forskjellige kapasiteter, fordi rommet kan møbleres på ulike måter.Et rom kan for eksempel ha:høy kapasitet med kinooppsettnoe lavere kapasitet med klasseromsoppsettenda lavere kapasitet med U-bordfærre plasser rundt styrebordfleksibel kapasitet med gruppebord Derfor bør dere ikke bare spørre:«Hvor mange personer er det plass til?» Et bedre spørsmål er:«Hvor mange personer er det komfortabel plass til med det oppsettet vi faktisk trenger?» Tenk også på hva deltakerne skal gjøreVed et vanlig møte rundt et bord trenger deltakerne plass til notater og kanskje laptop. På et kurs kan alle trenge fri sikt til skjerm og bordplass. På en workshop kan gruppen trenge å bevege seg rundt, arbeide med flipover eller whiteboard og dele seg i mindre grupper. Ved seminar eller større samlinger kan det også være behov for scene, teknikk, registreringsområde eller pauseareal utenfor selve møterommet. Har dere parallelle sesjoner, holder det heller ikke at hovedrommet er stort nok. Da må det finnes grupperom med riktig kapasitet i tillegg. For stort er heller ikke alltid bedreDet er lett å tenke at ekstra plass bare er positivt, men et altfor stort møterom kan gjøre et mindre møte mindre personlig. Deltakerne sitter langt fra hverandre, energien i rommet blir svakere, og samtalen kan føles mer formell enn nødvendig. Riktig størrelse ligger derfor et sted mellom:god plass til arbeidsformen og et rom som fortsatt føles samlet. Møtepartner kan vurdere både antall deltakere, møteform og ønsket bordoppsett når aktuelle møterom sammenlignes. Riktig kapasitet betyr ikke bare at alle får en stol. Det betyr at alle får plass til å delta i møtet slik programmet faktisk krever.

Det finnes ikke ett bordoppsett som passer alle møter. Riktig oppsett avhenger først og fremst av hvordan deltakerne skal arbeide og kommunisere gjennom dagen.Valg av bordoppsett påvirker både kapasiteten i møterommet, kontakten mellom deltakerne og hvor enkelt det er å gjennomføre presentasjoner, diskusjoner og gruppearbeid.StyrebordEt klassisk styrebord passer godt til mindre møter hvor alle skal være aktive i samtalen.Dette kan være ledermøter, styremøter, prosjektmøter eller strategisamlinger.Fordelen er at alle ser hverandre og samtalen blir naturlig. Ulempen er at oppsettet krever relativt mye plass per deltaker og passer dårligere til store grupper.U-bordU-bord kombinerer diskusjon med god sikt mot en foredragsholder eller skjerm.Det passer blant annet til kurs, opplæring, workshops og møter hvor deltakerne både skal følge en presentasjon og snakke sammen.Fordi midten av rommet er åpen, er det også enklere for en møteleder å bevege seg mellom deltakerne.KlasseromsoppsettVed klasseromsoppsett sitter deltakerne vendt mot samme retning med bord foran seg.Dette passer godt til kurs, seminarer og faglige presentasjoner hvor deltakerne skal bruke laptop, skrive notater eller arbeide med dokumenter.Kapasiteten er normalt lavere enn med kinooppsett fordi bordene krever mer plass.KinooppsettKinooppsett gir ofte høyest kapasitet fordi stolene settes i rader uten bord.Det passer godt når hovedaktiviteten er å lytte til en foredragsholder eller se en presentasjon.Til lengre arbeidsøkter kan det være mindre egnet fordi deltakerne mangler bordplass.GruppebordVed workshops, idéarbeid og teambuilding-lignende arbeidsformer kan gruppebord være den beste løsningen.Deltakerne kan arbeide sammen i mindre team samtidig som alle fortsatt befinner seg i samme møterom.Dette krever gjerne et større og mer fleksibelt lokale.Møteformen bør komme før rommetEn vanlig feil er å velge møterom først og deretter forsøke å presse programmet inn i rommets eksisterende oppsett. Vi ville gjort det motsatt:Bestem hva deltakerne skal gjøre → velg bordoppsett → finn møterommet som passer. Møtepartner kan se etter møtelokaler med riktig kombinasjon av kapasitet, fleksibilitet og bordoppsett. Et godt bordoppsett er ikke pynt eller logistikk – det påvirker faktisk hvordan deltakerne kommuniserer og arbeider gjennom møtet.

Teknikken i et møterom skal gjøre møtet enklere. Når den fungerer godt, tenker man nesten ikke over den. Når den ikke fungerer, kan de første 15 minuttene av møtet forsvinne til kabler, innlogging, lydproblemer og skjermdeling.Derfor bør tekniske behov avklares før møterommet bestilles. Skjerm eller projektorTil presentasjoner bør møterommet ha en skjerm eller projektor som er stor nok til at alle deltakerne ser innholdet tydelig.I mindre møterom holder ofte én moderne skjerm. I større møtelokaler kan det være behov for større presentasjonsflate eller flere skjermer.Det bør også være enkelt å koble til laptop, enten via kabel eller trådløs skjermdeling. Videomøter og hybride møterDersom noen deltar digitalt, bør møterommet være rigget for videomøte eller hybridmøte.Da er det ikke nok med et kamera på en laptop.Rommet bør helst ha:kamera som dekker deltakernemikrofoner som fanger opp samtalenhøyttalere med tydelig lydskjerm hvor digitale deltakere kan seesstabil internettilgangI større møterom kan det være nødvendig med flere mikrofoner eller kameraer for at eksterne deltakere skal få en god opplevelse. Lyd og mikrofonerPå et møte med 8–10 personer trenger man vanligvis ikke eget lydanlegg.I et større seminar eller lokale kan mikrofoner være nødvendig – særlig dersom det skal være spørsmål fra salen eller flere foredragsholdere.Akustikken i rommet spiller også en rolle. Et møterom med mye ekko kan gjøre både fysiske og digitale møter mer slitsomme. Internett er en del av møteutstyretStabilt Wi-Fi er i dag like viktig som bord og stoler.Dersom mange deltakere skal arbeide på nett samtidig, streame video eller delta i digitale møter, bør kapasiteten være dimensjonert for dette. Teknisk support kan være undervurdertVed viktige presentasjoner, hybride arrangementer eller større møter kan det være verdifullt å ha teknisk hjelp tilgjengelig.Da slipper møtelederen å bli dagens IT-ansvarlige dersom noe skjer. Når Møtepartner vurderer aktuelle møterom, kan tekniske behov tas med allerede i søket – enten dere bare trenger skjerm og Wi-Fi eller et mer komplett oppsett for videomøte, lyd og presentasjon. Teknikken skal støtte innholdet i møtet. Den skal ikke bli selve hovednummeret.

Ja. Mange møterom og møtelokaler kan kombineres med kaffe, pausemat, lunsj og annen servering, og for møter som varer mer enn et par timer bør mat og drikke egentlig vurderes som en del av selve møteplanleggingen.Servering handler ikke bare om komfort. Gode pauser kan gjøre det lettere å holde konsentrasjonen oppe, skape naturlige samtaler mellom deltakerne og sørge for at programmet holder tidsplanen.Hva slags servering passer til møtet?Behovet avhenger først og fremst av når møtet starter og hvor lenge det varer.Til et kort morgenmøte kan det for eksempel være tilstrekkelig med:kaffe og tevannfruktenkel bakst eller frokostserveringVed et møte som varer frem til eller gjennom lunsj, vil det ofte være naturlig å legge inn pausemat og lunsj.For heldagsmøter kan programmet gjerne inneholde flere serveringspunkter, for eksempel kaffe ved ankomst, pausemat på formiddagen, lunsj og en mindre servering senere på dagen.Det viktigste er at serveringen tilpasses møtet – ikke omvendt.Servering i møterommet eller et annet sted?Noen steder serveres kaffe og mat inne i selve møterommet. Andre har egne pauseområder, restaurant eller lounge.Begge deler kan fungere godt.Servering i rommet kan være effektivt hvis tidsplanen er stram. Et separat pauseområde kan derimot være en fordel når deltakerne trenger et ordentlig avbrekk og litt miljøskifte.For større grupper bør man også se på hvor raskt serveringen kan gjennomføres. En 20-minutters pause fungerer dårlig dersom halve pausen brukes på kø.Lunsjen kan påvirke resten av programmetDet er også stor forskjell på en enkel møtelunsj og en mer omfattende restaurantservering.Dersom hovedmålet er effektivitet, kan en enkel buffet eller ferdig oppsatt lunsj være praktisk. Hvis møtet også har en sosial funksjon, kan en lengre lunsj i restaurant være en viktig del av dagen.Allergier, vegetariske alternativer og andre kostbehov bør avklares før arrangementet.Hva bør sammenlignes i tilbudet?Når dere vurderer møterom med servering, bør dere sjekke om prisen inkluderer:kaffe og te, vann, pausemat, lunsj, antall serveringer og eventuelle tillegg per deltaker.Et møterom med litt høyere rompris kan totalt sett være et bedre alternativ dersom en god møtepakke allerede inkluderer det dere trenger.Møtepartner kan derfor søke etter møterom med servering, kaffe og lunsj som en samlet løsning.Mat og drikke er kanskje ikke grunnen til at møtet arrangeres – men god servering kan ha mye å si for hvordan hele møtedagen oppleves.

Ja. Dersom deltakerne kommer langveisfra, møtet starter tidlig eller samlingen varer mer enn én dag, kan det være svært praktisk å kombinere møterom med hotell og overnatting.For noen arrangementer er et konferansehotell den enkleste løsningen fordi møterom, hotellrom, restaurant og andre fasiliteter finnes på samme sted. Andre ganger kan et separat møtelokale og hotell i nærheten fungere bedre.Det avgjørende er hvordan hele oppholdet fungerer for deltakerne.Når er møte med overnatting særlig aktuelt?Overnatting kan være relevant ved blant annet:strategisamlingerledermøterkurs over flere dagerworkshopsstyresamlingernasjonale møter med deltakere fra flere stedermøter som kombineres med middag eller sosialt programDersom flere deltakere må reise flere timer hver vei samme dag, kan én overnatting også gi betydelig mer effektiv møtetid.I stedet for at deltakerne starter dagen svært tidlig og reiser hjem sent, kan gruppen få en roligere ramme rundt møtet.Må møterommet ligge på hotellet?Nei.Et hotell med gode møterom kan være svært praktisk, men det er ikke alltid den beste løsningen.I enkelte byer kan det beste møterommet ligge i et eget møtesenter, mens et bedre hotell finnes noen minutters gange unna. Da kan en kombinasjon av to steder gi både bedre møtefasiliteter og bedre overnatting.Dette er spesielt relevant hvis møtet har spesielle krav til rom, teknikk eller beliggenhet.Hvor mange hotellrom trenger dere?Ved møte med overnatting bør dere tidlig avklare omtrent hvor mange deltakere som trenger rom.Det kan være forskjell på:antall møtedeltakereantall personer som overnatterbehov for enkeltrom og eventuelle dobbeltromom noen kommer dagen førom noen blir en ekstra nattVed større grupper kan hotellkapasiteten faktisk bli den begrensende faktoren selv om møterommet har god plass.Tenk på programmet mellom møte og overnattingDersom gruppen skal være samlet gjennom kvelden, bør også middag og sosialt program vurderes.Møtet kan for eksempel avsluttes på ettermiddagen, etterfulgt av:pause → middag → aktivitet eller sosial samling → overnatting → frokost → nytt møte.Når dette fungerer godt logistisk, oppleves hele arrangementet mer sammenhengende.Reisevei bør også regnes innEt møterom med hotell kan være attraktivt på papiret, men deltakerne skal fortsatt komme seg dit.For nasjonale møter bør det derfor vurderes hvor enkelt stedet kan nås med fly, tog, bil eller kollektivtransport.Møtepartner kan se etter både hotell med møterom og kombinasjoner av møtelokale + hotell, avhengig av hva som gir best løsning.Målet er ikke nødvendigvis at alle aktiviteter skal foregå under samme tak. Målet er at møte, reise og overnatting skal fungere godt sammen.

Kurs, workshops og seminarer kan alle foregå i møterom, men de stiller svært forskjellige krav til romstørrelse, bordoppsett, teknikk og fleksibilitet.Derfor bør dere først definere hvordan deltakerne skal arbeide, og deretter velge møtelokale.Et rom som er perfekt til et seminar, kan fungere dårlig til en workshop – selv om antall deltakere er identisk.Møterom til kursEt kurs innebærer ofte at én eller flere personer underviser eller presenterer, samtidig som deltakerne skal følge med, gjøre notater eller arbeide på laptop.Da passer gjerne klasseromsoppsett godt.Et godt kursrom bør ha:god sikt til skjerm eller foredragsholderbordplass til deltakernestabilt Wi-Figod belysningskjerm eller projektormulighet for spørsmål og dialogHvis kurset varer hele dagen, blir også ventilasjon, pauser og servering viktig.Ved kurs som inneholder praktiske øvelser, kan det være en fordel med et rom hvor bordene enkelt kan flyttes.Møterom til workshopEn workshop er vanligvis mer interaktiv.Deltakerne skal gjerne diskutere, løse oppgaver, utvikle ideer eller jobbe i mindre grupper. Da bør møterommet støtte bevegelse og samarbeid.Typiske behov kan være:gruppebordwhiteboardflipoverveggplasspost-it-lapper eller annet arbeidsmateriellseparate sonergrupperomEt tradisjonelt møterom med ett langt styrebord kan derfor være lite egnet til en workshop, selv om det har riktig antall stoler.For workshops er fleksibilitet ofte viktigere enn maksimal kapasitet.Møterom til seminarEt seminar har ofte større fokus på presentasjoner og faglig innhold fra scenen eller foran i rommet.Da kan kinooppsett eller klasseromsoppsett fungere godt, avhengig av om deltakerne trenger bord.Ved større seminarer bør det også vurderes:lydanleggmikrofonpresentasjonsskjermscene eller podiumregistreringsområdepausearealserveringHvis seminaret inkluderer gruppearbeid etter presentasjonene, kan separate grupperom være nødvendig.Ett arrangement kan kreve flere oppsettEn heldag kan også inneholde flere møteformer.Programmet kan eksempelvis starte med et seminar i plenum, gå over til workshops i grupper og avsluttes med en felles presentasjon.Da kan den beste løsningen være:ett hovedrom + flere mindre grupperom.Alternativt kan man velge et større, fleksibelt lokale hvor møbleringen kan endres gjennom dagen.Velg etter arbeidsformenMøtepartner kan søke etter møterom basert på kurs, workshop, seminar og ønsket arbeidsform, ikke bare hvor mange personer dere blir.Det viktigste spørsmålet er ikke bare «hvor mange skal inn i rommet?», men «hva skal de gjøre når de kommer inn?»

God beliggenhet handler ikke nødvendigvis om å finne møterommet nærmest sentrum. Det riktige stedet avhenger av hvor deltakerne kommer fra, hvordan de reiser og hvor lenge møtet varer.For et lokalt arbeidsmøte kan nærhet til kontoret eller kollektivtransport være viktigst. For et nasjonalt møte kan nærhet til flyplass eller togstasjon være mer verdifullt.Derfor bør beliggenheten vurderes fra deltakernes perspektiv.Møterom i sentrumSentrale møterom kan være praktiske når deltakerne kommer med tog, buss eller annen kollektivtransport.I byer som Oslo, Bergen, Trondheim og Stavanger finnes det ofte mange møtelokaler innen kort avstand fra hotell, restaurant og transportknutepunkter.Et sentralt møterom kan være særlig godt egnet dersom programmet også inkluderer middag eller sosial aktivitet etter møtet.Ulempen kan være dyrere parkering og mer trafikk for deltakere som kommer med bil.Møterom nær flyplassNår deltakerne flyr inn fra flere deler av landet, kan et møterom nær flyplass redusere den totale reisetiden betydelig.Gardermoen er et typisk eksempel. Her kan deltakere fly inn, gjennomføre møte og reise hjem igjen uten å måtte bruke ekstra tid på transport inn til Oslo sentrum.Ved møter med én overnatting finnes det også mange hotell med møterom i nærheten av større flyplasser.Det kan være spesielt effektivt ved korte nasjonale møter.Møterom nær togstasjonTog kan være et svært godt alternativ mellom flere norske byer og regioner.Et møtelokale i gangavstand fra togstasjonen gjør logistikken enkel og reduserer behovet for taxi eller organisert transport.For møter i sentrum bør derfor gangavstand fra tog og kollektivtransport vurderes sammen med selve møterommet.Parkering og biladkomstDersom mange kommer med bil, kan sentral beliggenhet være mindre viktig enn:tilgjengelig parkeringenkel innkjøringladere for elbiltydelig adressekort vei fra hovedveierFor enkelte grupper kan et møtelokale litt utenfor sentrum derfor fungere bedre.Hvor enkelt er stedet å finne?Dette høres trivielt ut, men kan påvirke møtestarten.Et møterom inne i et stort bygg, hotell eller kontorkompleks bør ha tydelig skilting og enkel adkomst. Dersom 30 deltakere bruker de første ti minuttene på å lete etter riktig inngang, begynner møtet dårlig.Universell tilgjengelighet bør også vurderes når det er relevant.Kort møte = ekstra viktig beliggenhetJo kortere møtet er, desto større andel av dagen kan reisen utgjøre.Hvis deltakerne skal møtes i tre timer, er det lite effektivt at de bruker to timer ekstra på lokal transport.Ved møter over flere dager kan man derimot akseptere litt lengre reisevei dersom stedet gir bedre møterom, hotell og rammer rundt samlingen.Møtepartner kan finne møterom etter by, område, flyplass, tog, kollektivtransport, parkering og deltakernes reisevei.God beliggenhet er ikke nødvendigvis stedet med den fineste adressen. Det er stedet som gjør det enklest for deltakerne å komme frem, gjennomføre møtet og komme seg videre.

Hvor tidlig dere bør bestille møterom avhenger av dato, by, antall deltakere, møteform og hvor spesifikke krav dere har. Et lite møterom til seks personer kan ofte finnes relativt kort tid før møtet, mens et større lokale med bestemt bordoppsett, servering, grupperom og teknisk utstyr gjerne bør bestilles tidligere.Det viktigste er egentlig hvor fleksible dere kan være.Små møter kan ofte bestilles senereDersom dere trenger et enkelt møterom til et mindre arbeidsmøte, styremøte eller kundemøte, finnes det ofte flere alternativer.Er dere fleksible på:tidspunktområdetype lokaleserveringkan det være mulig å finne gode møterom ganske nær møtedatoen.Men dersom alle deltakerne må være på et bestemt sted på et bestemt tidspunkt, blir utvalget raskt mindre.Større møter bør planlegges tidligereNår deltakerantallet øker, blir det færre møterom som passer.Et møte med 40–60 personer kan kreve:bestemt bordoppsettstørre skjerm eller lydservering til hele gruppenregistreringsområdepausearealgrupperomeventuell teknisk bemanningDa er det ikke lenger nok å finne et rom med riktig antall stoler. Hele arrangementet må fungere.Jo flere krav dere har, desto tidligere bør søket starte.Kurs og workshops kan kreve ekstra kapasitetVed kurs og workshops er fleksible møterom ofte viktige.Dersom deltakerne skal deles i grupper, kan det være behov for flere mindre rom i tillegg til hovedlokalet. Slike kombinasjoner er naturlig nok vanskeligere å finne enn ett enkelt møterom.Det samme gjelder dersom dere trenger en bestemt løsning med:U-bordgruppebordklasseromsoppsettwhiteboardvideomøteutstyrscene eller presentasjonsområdeDa er det en fordel å starte tidlig.Servering og overnatting gjør søket mer komplekstHvis møtet skal kombineres med hotell, middag eller overnatting, må flere typer kapasitet være tilgjengelig samtidig.Et hotell kan ha ledig møterom, men være fullt på hotellrom. Et annet sted kan ha gode rom, men ikke restaurantkapasitet til gruppen på ønsket tidspunkt.Ved større møter med overnatting bør dere derfor se på møterom og hotellkapasitet samlet.Populære datoer fylles raskereTilgjengeligheten påvirkes også av:ukedagsesongkonferanser og messer i byenstørre konserter og arrangementerlokale høysesongerEn tirsdag eller onsdag i en travel konferanseperiode kan være langt vanskeligere enn en roligere dato.Hvis møtedatoen er helt fast, er det derfor enda større fordel å være tidlig ute.Dere trenger ikke ha alle detaljer klareDet er samtidig ingen grunn til å vente med søket til hele programmet er ferdig.Ofte holder det å vite:dato + by/område + omtrent antall deltakere + type møte + hovedbehov.Detaljer rundt mat, teknikk og oppsett kan justeres senere.Møtepartner kan derfor begynne å lete etter aktuelle møterom før hele kjøreplanen er bestemt.Jo mer spesifikt møtet er, desto tidligere bør dere bestille. Men dere trenger ikke ha alle detaljer klare før dere begynner å lete etter møterom.

Ja. Møtepartner hjelper bedrifter med å finne møterom og møtelokaler i hele Norge, enten dere allerede har bestemt hvor møtet skal gjennomføres eller ønsker hjelp til å finne riktig destinasjon.Behovet kan være alt fra et lite møterom til et ledermøte til større lokaler for kurs, seminar, workshop eller bedriftssamling.Vi tar utgangspunkt i hva møtet faktisk trenger.Møterom i de største norske byeneVi kan se etter møterom i blant annet:OsloBergenTrondheimStavangerTromsøKristiansandBodøÅlesundHaugesundLillehammerI større byer finnes det ofte mange forskjellige typer møtelokaler: hotell, kontor- og møtesentre, konferansearenaer og mer spesialiserte lokaler.Hvilken løsning som passer best avhenger av deltakerne og programmet.Møterom nær flyplass og transportknutepunktFor nasjonale møter kan reiseveien være minst like viktig som selve møterommet.Derfor kan områder som Gardermoen være spesielt aktuelle når deltakerne kommer fra flere deler av Norge. Et møte nær flyplassen kan redusere lokal transport og gjøre det mulig å gjennomføre et effektivt dagsmøte.Fornebu kan være relevant for møter i Oslo-området, særlig når man ønsker nærhet til større næringsmiljøer, hotell og gode møtelokaler uten å måtte være midt i sentrum.Også i andre byer kan nærhet til togstasjon, flyplass eller hovedveier være viktig.Fra små møterom til større samlingerMøtepartner kan lete etter ulike typer rom, blant annet:mindre møteromstyreromkursromworkshopromseminarromfleksible møtelokalerstørre møteromlokaler med grupperomDermed kan søket tilpasses både møteformen og antall deltakere.Vi kan også se etter konkrete fasiliteterBehovene varierer mye fra møte til møte.Dere kan for eksempel trenge:skjerm og presentasjonsutstyrvideomøteløsningmikrofon og lydstabilt Wi-Fiwhiteboard eller flipoverbestemte bordoppsettgrupperomkaffe og lunsjmiddaghotell og overnattingSlike krav kan tas med allerede når aktuelle møterom vurderes.Hvis dere ikke vet hvilken by dere skal velgeNoen bedrifter vet dato og antall deltakere, men har ikke bestemt hvor samlingen skal være.Da kan flere destinasjoner sammenlignes.For eksempel kan et møte med deltakere fra hele landet ha størst nytte av enkel fly- og togtilgang, mens en todagers strategisamling kan ha større verdi av omgivelser, hotell og mulighet for aktiviteter.Da handler søket ikke bare om:«Hvor finnes det møterom?»men:«Hvor vil dette møtet fungere best?»Møterommet kan være én del av en større løsningEt møte trenger heller ikke stoppe når den faglige delen er ferdig.Vi kan se på hvordan møterommet eventuelt kombineres med:overnattingmiddagteambuildingaktivitetunderholdningsosial samlingDet kan skje på samme sted eller på flere steder dersom det gir en bedre løsning.Dere trenger derfor ikke vite hvilket møterom dere vil ha før dere kontakter Møtepartner. Fortell oss hvor og når dere skal møtes, hvor mange dere blir og hva dere trenger – så kan vi begynne å finne aktuelle møterom i Norge.