For å finne riktig konferansested i Oslo bør dere vurdere antall deltakere, møteform, beliggenhet, transport og budsjett sammen med behovet for overnatting, servering og sosialt program. Start med å avklare hva arrangementet skal inneholde. En dagskonferanse for 40 personer stiller andre krav enn en todagers samling med hovedsal, grupperom, hotellrom, middag og aktiviteter. Kontroller derfor kapasiteten for det romoppsettet dere faktisk skal bruke.Start med antall deltakere og møteformAntall deltakere legger den første rammen.Et møte med 10–20 personer kan passe godt i et mindre møterom eller styrerom, mens en konferanse med 100, 200 eller 300 deltakere krever helt andre fasiliteter.Det bør også avklares hvordan deltakerne skal sitte:kinooppsettklasseromsoppsettU-bordgruppebordstyrebordHvis programmet inneholder workshops eller parallelle sesjoner, kan dere også trenge flere grupperom i tillegg til hovedsalen.Det viktige er derfor ikke bare hvor mange personer lokalet kan ta, men hvor mange det fungerer godt for med det oppsettet dere faktisk trenger.Beliggenheten kan være avgjørende i OsloOslo har mange forskjellige konferanseområder.Oslo S, Jernbanetorget og Bjørvika kan være gode valg når mange deltakere kommer med tog eller kollektivtransport. Her finnes både konferansehotell, møterom, restauranter og andre tilbud innen korte avstander.Aker Brygge og Tjuvholmen kan være interessant når dere ønsker å kombinere møter med middag, aktiviteter eller en sosial avslutning ved Oslofjorden.Holmenkollen kan passe når dere ønsker mer natur og en tydeligere følelse av å komme bort fra sentrum.Fornebu og Gardermoen er alternativer utenfor Oslo som bør vurderes opp mot deltakernes reiserute og resten av programmet. Gardermoen kan være særlig aktuelt når mange kommer med fly, mens Fornebu må vurderes ut fra behovet for adkomst fra Oslo, flyplassen og andre steder.Skal dere ha hotell og overnatting?Hvis konferansen varer flere dager, eller mange deltakere reiser til Oslo, bør hotellkapasiteten vurderes samtidig som møterommet.Da er det praktisk å se etter steder hvor dere kan kombinere:konferanse → middag → overnatting → frokost → nytt møteMen alt trenger ikke nødvendigvis foregå på samme sted.I Oslo kan det også fungere svært godt å ha konferansen på ett sted, hotell i nærheten og middag eller firmafest et annet sted.Hva skjer etter møtet?Dette er lett å overse når konferansestedet bestilles.Skal dere videre til:middagjulebordfirmafestteambuildingaktivitetunderholdningkan beliggenheten påvirke hele opplevelsen.Et møterom som isolert sett er perfekt, kan bli mindre attraktivt dersom 150 personer må transporteres gjennom byen før kveldens program begynner.Møtepartner tar derfor utgangspunkt i dato, antall deltakere, område, program, fasiliteter og budsjett og ser etter konferansesteder i Oslo som passer helheten.Det beste konferansestedet i Oslo er ikke nødvendigvis det største eller mest kjente – det er stedet som gjør hele arrangementet enklest å gjennomføre.

Prisen på en konferanse i Oslo avhenger blant annet av dato, antall deltakere, varighet, møterom, servering og behovet for overnatting. Middag, aktiviteter, transport og underholdning kommer i tillegg dersom dette skal inngå i arrangementet. For å få et konkret prisforslag bør dere oppgi ønsket dato, antall deltakere og hva dere ønsker inkludert. Sammenlign totalprisen og innholdet i tilbudene, slik at dere ser kostnaden for hele arrangementet og per deltaker.Hva påvirker prisen mest?Blant de viktigste faktorene er:antall deltakerestørrelse på møterom eller konferansesalantall timer eller dagerbeliggenhet i Osloserveringteknisk utstyrbehov for grupperomhotell og overnattingaktiviteter og teambuildingmiddagjulebord eller firmafestunderholdningtransportEn dagskonferanse i Oslo sentrum uten overnatting vil naturlig ha en helt annen kostnadsstruktur enn en todagers konferanse med hotellrom til hele gruppen.Møtepakker og pris per deltakerMange konferansehotell og møtesteder tilbyr løsninger hvor møterom og servering kombineres i en pris per deltaker.En slik pakke kan eksempelvis omfatte:møteromkaffe og tepausematlunsjgrunnleggende teknisk utstyrAndre steder priser møterom, servering og teknikk separat.Derfor bør to tilbud aldri sammenlignes bare på én enkelt linje i tilbudet.Overnatting kan bli en stor del av budsjettetVed konferanse med overnatting vil hotellrom ofte utgjøre en betydelig del av totalen.Da bør dere vite omtrent:hvor mange som trenger romom alle trenger enkeltromantall netterom noen kommer dagen førom frokost inngårom middag skal være på hotellet eller et annet stedVed større grupper kan også tilgjengelig hotellkapasitet påvirke hvilke konferansesteder som faktisk er aktuelle.Oslo sentrum er ikke alltid dyrest totaltEt sted utenfor sentrum kan ha lavere rompris, men dersom dere må legge til buss, taxi eller annen transport for hele gruppen, kan forskjellen bli mindre enn forventet.På samme måte kan et sentralt konferansehotell ved Oslo S eller Bjørvika koste mer isolert sett, men spare mye tid og transport når deltakerne kommer med tog eller flytog.Det er derfor nyttig å vurdere kostnad per deltaker for hele oppholdet.Sett et budsjett før dere begynner å leteOppgi gjerne et omtrentlig totalbudsjett eller ønsket pris per deltaker. Fortell også hva budsjettet skal dekke, og hvilke deler av arrangementet dere prioriterer høyest.Møtepartner bruker dette som utgangspunkt for å finne aktuelle konferansesteder og sette sammen forslag med møterom, servering, overnatting og ønsket tilleggsprogram. Vi hjelper dere med å vurdere hva som inngår i tilbudene, og hvilke justeringer som kan gi et opplegg som passer budsjettet.

Oslo har flere svært forskjellige konferanseområder, og hvilket som passer best avhenger av reisevei, størrelse på arrangementet, hotellbehov og hva dere ønsker å gjøre etter den faglige delen.For noen arrangementer er det viktigste å være to minutter fra Oslo S. For andre kan natur, aktiviteter eller større arrangementsflater være viktigere.Oslo S, Jernbanetorget og sentrumDette er et naturlig valg når deltakerne kommer fra mange steder.Området har enkel tilgang til:togFlytogetbusstrikkT-banehotellrestauranterKjente konferansehotell som Radisson Blu Plaza og Clarion Hotel The Hub ligger i dette området.Det kan være særlig praktisk til dagskonferanser, nasjonale møter og arrangementer hvor deltakerne skal komme og reise hjem samme dag.BjørvikaBjørvika har utviklet seg til et sterkt møte- og konferanseområde med Oslo S, Operahuset, Barcode og Oslofjorden innen korte avstander.Her finnes blant annet Thon Hotel Opera, samt mange restauranter og møtealternativer.Bjørvika passer godt når dere ønsker:sentral beliggenhet + moderne Oslo + enkel transport + mulighet for middag eller sosialt program etterpå.Aker Brygge og TjuvholmenDette området er spesielt interessant dersom konferansen også skal inneholde opplevelser.Her kan møtet kombineres med:restaurantmiddagbåtturRIBaktiviteter ved Oslofjordenfirmafestsosial samlingThe Thief er en kjent hotellreferanse på Tjuvholmen.Området kan passe svært godt til mindre og mellomstore arrangementer hvor man ønsker et mer eksklusivt eller opplevelsesorientert preg.Karl Johan og det sentrale byområdetRundt Karl Johans gate finnes både hotell, restauranter og klassiske Oslo-miljøer.Grand Hotel Oslo er et naturlig eksempel på et kjent hotell i området.Dette kan passe godt dersom konferansen skal kombineres med middag, representasjon, julebord eller andre arrangementer i sentrum.Solli plass og FrognerOmrådet rundt Solli plass og Frogner kan passe når dere ønsker å kombinere møter med hotellopphold, restaurantbesøk og et sosialt program.Sommerro er ett av hotellalternativene her, med møte- og selskapslokaler, overnatting og flere spisesteder. Aktuelt lokale og romoppsett bør vurderes ut fra gruppestørrelsen og programmet.HolmenkollenHolmenkollen gir en tydelig kontrast til sentrum.Her får dere:natur + utsikt + hotell + aktivitetersamtidig som dere fortsatt befinner dere i Oslo.Det kan passe svært godt til strategisamlinger, kickoff og konferanser hvor gruppen skal være sammen over lengre tid.Fornebu og GardermoenFornebu og Gardermoen ligger utenfor Oslo, men kan være aktuelle alternativer når reisevei, hotellbehov og praktisk gjennomføring gjør dem egnet for gruppen.Fornebu kan være relevant for større møter og arrangementer vest for byen.Gardermoen er særlig interessant dersom deltakerne flyr inn fra hele landet og enkel logistikk er viktigere enn å være i Oslo sentrum.Møtepartner kan sammenligne flere områder ut fra hvor deltakerne kommer fra og hva arrangementet skal inneholde.Det finnes ikke ett konferanseområde i Oslo som er best for alle. Bjørvika kan være perfekt for én gruppe, mens Holmenkollen eller Gardermoen kan være klart bedre for en annen.

Sentrale hotell med møte- og konferansefasiliteter i Oslo inkluderer Radisson Blu Plaza, Clarion Hotel The Hub, Thon Hotel Opera, Grand Hotel Oslo, Sommerro og The Thief. Hotellene har ulike typer møtelokaler og rammer for arrangementet. Hvilket som passer best, avhenger av antall deltakere, ønsket romoppsett, behovet for overnatting og programmet rundt konferansen.Radisson Blu PlazaRadisson Blu Plaza er et av Oslos mest gjenkjennelige hotell og ligger svært sentralt ved Oslo S.Det kan være et naturlig alternativ når dere ønsker å samle konferanse, møter og overnatting med enkel tilgang til tog, Flytoget og resten av sentrum.Beliggenheten gjør det også enkelt å gå videre til restauranter, Bjørvika og andre arrangementer i Oslo.Clarion Hotel The HubClarion Hotel The Hub ligger ved Jernbanetorget og er et annet sentralt alternativ for konferanser og møter.Dette området kan være spesielt praktisk når deltakerne kommer med kollektivtransport eller tog.Herfra er det kort vei til blant annet Oslo S, Karl Johan og Bjørvika.Thon Hotel OperaThon Hotel Opera ligger ved Oslo S og Bjørvika, tett på Operahuset.Det gjør hotellet interessant når konferansen skal kombineres med et moderne bymiljø, restauranter eller sosialt program i Bjørvika.For deltakere som kommer med tog eller Flytoget er beliggenheten også svært enkel.Grand Hotel OsloGrand Hotel Oslo ligger på Karl Johans gate og representerer en mer klassisk Oslo-ramme.Det kan være relevant for møter, konferanser og arrangementer hvor middag, representasjon eller sosialt program er en viktig del av opplevelsen.Området gir også kort vei til store deler av Oslo sentrum.SommerroSommerro ved Solli plass gir en annen type hotellopplevelse enn de store konferansehotellene rundt Oslo S.Dette kan være interessant for mindre konferanser, ledergrupper og arrangementer hvor hotellmiljø, middag og sosial ramme står sentralt.The ThiefPå Tjuvholmen ligger The Thief, med Oslofjorden, Aker Brygge, restauranter og aktiviteter i umiddelbar nærhet.Dette kan passe godt når dere ønsker å kombinere møte eller konferanse med middag og opplevelser ved sjøen.Velg konferansehotell etter gruppens behovEn større konferanse kan kreve plenumsal, grupperom og mange hotellrom, mens en ledergruppe kan prioritere et skjermet møterom, middag og tid sammen. Møtepartner hjelper dere med å finne aktuelle hotell ut fra dato, gruppestørrelse, program og budsjett. Vi avklarer tilgjengelighet og hvilke lokaler og tjenester som kan inngå, slik at dere får et oversiktlig grunnlag for å velge.

Møterom nær Oslo S og Bjørvika passer særlig godt når deltakerne kommer fra forskjellige deler av Oslo eller reiser inn med tog, Flytoget eller kollektivtransport. Området gir en kombinasjon av svært enkel tilgjengelighet, mange hotell, restauranter og moderne møtefasiliteter innen korte avstander.For dagsmøter og konferanser hvor mange skal reise hjem samme dag, kan dette være en av de mest effektive beliggenhetene i Oslo.Hvorfor velge møterom nær Oslo S?Oslo S er det viktigste kollektivknutepunktet i byen.Her møtes blant annet:togFlytogetT-banetrikkbussDet betyr at deltakerne i mange tilfeller kan gå direkte fra transportmiddelet til møterommet uten behov for taxi eller organisert transport.For en konferanse med 50, 100 eller flere deltakere kan dette ha stor praktisk verdi.Bjørvika gir flere muligheter etter møtetBjørvika er ikke bare et område for møter og konferanser.Her finnes også:restauranterhotellOperahusetBarcodeOslofjordenområder for sosial samling og middagDet gjør det mulig å gjennomføre den faglige delen først og deretter fortsette med middag, julebord, firmafest eller andre opplevelser uten omfattende transport.Kjente hotell og møtealternativer i områdetBlant de kjente konferansehotellene i nærheten finner vi blant annet Radisson Blu Plaza, Clarion Hotel The Hub og Thon Hotel Opera.De representerer forskjellige typer løsninger, men har én ting til felles: svært sentral beliggenhet.Et mindre møte kan også passe bedre i et mer spesialisert møterom enn på et stort hotell. Derfor bør man ikke automatisk velge hotell bare fordi deltakerne også trenger møtefasiliteter.Hva bør møterommet ha?Når møterom nær Oslo S eller Bjørvika sammenlignes, bør dere blant annet se på:antall deltakerebordoppsettskjerm og teknisk utstyrvideomøtegrupperomserveringdagslyspausearealeruniversell tilgjengelighetEt møterom som ligger tre minutter fra Oslo S er lite verdt dersom rommet ikke fungerer for programmet.Hvor langt er det rimelig å gå?I sentrum kan relativt korte avstander likevel oppleves lange dersom det regner, snør eller 150 personer skal flyttes samtidig.Derfor bør man tenke på reiseveien fra stasjon → møte → middag → hotell som én sammenhengende logistikk.Møtepartner kan finne møterom og konferansesteder i området rundt Oslo S og Bjørvika basert på både program og praktiske behov.Det beste møterommet nær Oslo S er ikke nødvendigvis det som ligger aller nærmest perrongen – men det som kombinerer enkel transport med de fasilitetene møtet faktisk krever.

Ja. Konferanse med hotell og overnatting i Oslo kan være en svært praktisk løsning når deltakerne kommer fra forskjellige steder, konferansen varer flere dager eller programmet fortsetter med middag og sosialt innhold på kvelden.Oslo har mange konferansehotell hvor møterom, hotellrom, servering og restaurant kan samles på samme sted.Men det er ikke alltid nødvendig at alt foregår under samme tak.Når er overnatting særlig aktuelt?Hotell og overnatting kan være relevant når:deltakerne reiser langtkonferansen starter tidligprogrammet går over flere dagerbedriften skal ha middag eller firmafestarrangementet avsluttes sentkonferansen kombineres med kickoff eller teambuildingHvis mange reiser inn til Oslo samme morgen og hjem igjen sent på kvelden, kan reisebelastningen bli stor.Da kan én overnatting gjøre hele samlingen roligere og mer effektiv.Konferansehotell i sentrumSentrale konferansehotell kan gjøre logistikken enkel.Hotell rundt Oslo S, Jernbanetorget og Bjørvika, som Radisson Blu Plaza, Clarion Hotel The Hub og Thon Hotel Opera, kan være naturlige referansepunkter når enkel transport er viktig.Deltakerne kan komme med tog eller Flytoget, gjennomføre konferansen og overnatte i samme område.Alt trenger ikke være på hotelletEn annen modell kan være:konferanse på hotell → middag på restaurant → firmafest eller underholdning et annet sted → tilbake til hotelletDette kan være en god løsning når konferansehotellet har svært gode møterom, men dere ønsker en annen stemning til kvelden.Oslo egner seg godt til slike kombinasjoner fordi mange områder har korte avstander mellom hotell, restauranter og arrangementssteder.Hvor mange hotellrom trenger dere?Det er viktig å skille mellom:antall konferansedeltakereantall personer som trenger overnattingVed en konferanse med 150 deltakere kan det for eksempel være at bare 80 trenger hotellrom.Andre ting som bør avklares er:antall netterenkeltrom eller dobbeltromhvem som kommer dagen førfrokosteventuell sen utsjekkbagasjeoppbevaringVed større grupper kan hotellkapasiteten være like viktig som kapasiteten i konferanserommet.Overnatting kan også brukes strategiskEn hotellnatt er ikke bare logistikk.Når deltakerne blir værende i Oslo etter den faglige delen, oppstår det mer tid til:uformelle samtalermiddagnetworkingteambuildingsosialt programDet kan gjøre konferansen til mer enn bare noen timer i et møterom.Møtepartner kan finne både konferansehotell og løsninger der møte, hotell, middag og opplevelser kombineres på flere steder.Det viktigste er ikke at alt skjer under samme tak – men at hele oppholdet henger sammen for deltakerne.

Ja. Å kombinere konferanse eller faglig samling med julebord eller firmafest i Oslo kan være en svært god måte å få mer ut av samme dag.Bedriften kan bruke dagen til faglig innhold, strategi eller møter og deretter gå direkte over i middag, julebord, underholdning og sosialt program.Dette kan gjøre arrangementet mer helhetlig – og samtidig redusere behovet for å samle ansatte flere ganger.Faglig program førstEn vanlig modell kan være:ankomst → konferanse eller fagdag → lunsj → workshop → pause → julebord eller firmafestPå denne måten får dagen både et faglig og sosialt formål.Det passer særlig godt for bedrifter som ønsker å samle ansatte fra flere steder og utnytte reise- og hotellkostnadene bedre.Samme sted eller forskjellige steder?Begge deler kan fungere.Et konferansehotell kan gjøre det mulig å ha:møte → middag → fest → overnattinguten transport.Men Oslo har også mange restauranter, selskapslokaler og arrangementsarenaer som kan gi kvelden en helt annen karakter enn møterommet dere brukte på dagtid.En konferanse i Bjørvika kan for eksempel fortsette med middag eller julebord i sentrum, mens en samling på Aker Brygge eller Tjuvholmen kan kombineres med firmafest og underholdning ved Oslofjorden.Julebord krever andre lokaler enn konferansenDet perfekte konferanserommet er ikke nødvendigvis det perfekte julebordslokalet.På dagtid trenger dere kanskje:god skjermarbeidsbordgrupperomdagslysakustikkPå kvelden kan behovet være:restaurantoppsettbarscenedansegulvlyd og lysunderholdningDet kan derfor være smartere å bruke to forskjellige steder.Underholdning kan bli en naturlig del av kveldenJulebord og firmafest kan kombineres med blant annet:DJDJ og saxbandvokalistkomikerannen liveunderholdningValget bør tilpasses gruppen og hvordan kvelden skal utvikle seg.Et kort musikalsk innslag til middagen krever noe annet enn et fullt dansegulv senere på kvelden.Hotell kan gjøre kvelden enklereHvis mange deltakere kommer utenfra Oslo, kan hotell i nærheten av konferansen eller julebordet være en stor fordel.Da slipper ansatte å tenke på lang hjemreise etter et sent arrangement, og bedriften får en mer komplett samling.Møtepartner kan se på konferanse, middag, julebord, firmafest, hotell og underholdning som én samlet løsning.En konferanse trenger ikke avsluttes når den faglige delen er ferdig. For mange bedrifter er nettopp kombinasjonen av faglig innhold og sosial kveld det som gjør dagen mest verdifull.

Oslo gir mange muligheter for å kombinere konferanse med teambuilding, aktiviteter og opplevelser. Aktiviteten kan gjennomføres midt i byen, ved Oslofjorden eller i områder med mer natur som Holmenkollen.Hva som passer best avhenger av gruppen, tidspunktet, sesongen og hvor aktivt program dere ønsker.Aktiviteter ved OslofjordenOslofjorden åpner for aktiviteter som gir en tydelig kontrast til møterommet.Det kan for eksempel være:RIBbåtturkajakklagaktiviteter ved sjøenguidede opplevelsersosial samling på Aker Brygge eller TjuvholmenDette kan passe godt etter konferanse i Bjørvika, sentrum eller andre sentrale områder.En faglig dag kan dermed avsluttes med aktivitet på fjorden før middag senere på kvelden.Teambuilding i sentrumDet er ikke nødvendig å forlate byen for å få et godt aktivitetsprogram.I Oslo sentrum kan teambuilding blant annet være:rebus eller byorienteringproblemløsningsoppgaverescape roommat- og smaksopplevelserquizkreative workshopskultur- og byopplevelserFordelen er at aktiviteten kan gjennomføres mellom konferansen og middagen uten mye transport.Holmenkollen og naturHvis gruppen ønsker mer natur, kan Holmenkollen og områdene rundt gi en helt annen ramme.Her kan konferansen kombineres med:turlagkonkurranservinteraktiviteterutendørs teambuildinghotellmiddagutsikt over OsloDette kan være særlig interessant for kickoff, strategisamlinger og arrangementer med overnatting.Aktiviteten bør passe hele gruppenDette er viktig.En aktivitet som ser fantastisk ut på bilder kan fungere dårlig dersom halvparten av deltakerne ikke ønsker eller kan delta.Ved valg av aktivitet bør dere derfor vurdere:alderfysisk nivåtilgjengelighetgruppestørrelseværsesonghvor lang tid dere harFor store grupper kan det også være nødvendig å dele deltakerne i flere lag eller kjøre aktiviteter parallelt.Aktiviteten bør passe resten av programmetEt krevende aktivitetsprogram rett før en formell middag kan kreve tid til skift og dusj.En roligere byaktivitet kan derimot passe godt direkte mellom konferanse og restaurant.Derfor bør aktivitet, transport, hotell og kveldens program planlegges samlet.Møtepartner kan finne teambuilding og aktiviteter i Oslo basert på hvor konferansen arrangeres og hvilken type opplevelse gruppen ønsker.Den beste aktiviteten etter en konferanse er ikke nødvendigvis den mest spektakulære – men den som gir gruppen et godt avbrekk, skaper samspill og passer naturlig inn i resten av dagen.

Jo flere deltakere en konferanse i Oslo har, desto viktigere blir det å planlegge kapasitet, logistikk, møterom, servering, teknikk og eventuell overnatting som én helhet.Et lokale som fungerer utmerket for 50 personer, kan være lite egnet for 150 selv om maksimal kapasitet på papiret ser høy nok ut. Og når gruppen passerer 200–300 deltakere, blir tilgjengeligheten av store konferansesaler, pausearealer og hotellrom en langt viktigere del av planleggingen.Konferanse for rundt 50 personerMed rundt 50 deltakere finnes det normalt mange typer løsninger i Oslo.Dere kan velge mellom konferansehotell, egne møtesteder og andre lokaler, og det er ofte mulig å prioritere både beliggenhet og atmosfære.For denne størrelsen bør dere særlig vurdere hvordan gruppen skal arbeide.En samling med én foredragsholder og plenumsprogram krever noe annet enn en workshop hvor deltakerne skal arbeide ved gruppebord eller deles opp i mindre rom.50 personer er også en størrelse hvor det ofte er relativt enkelt å kombinere konferansen med restaurant, aktivitet eller et separat lokale til firmafest.Konferanse for rundt 100 personerNår gruppen nærmer seg 100 deltakere, blir kapasiteten mer avgjørende.Det bør være god plass til deltakerne også med ønsket bordoppsett, og pauseområdene må kunne håndtere hele gruppen uten unødvendig kø.Hvis programmet inkluderer workshops, kan behovet være:ett større plenumslokale + flere mindre grupperom.Servering bør også planlegges nøye. En lunsj som fungerer fint for 30 personer kan bli en tidstyv når 100 mennesker skal serveres samtidig.Konferanse for rundt 200 personerVed omtrent 200 deltakere begynner utvalget av aktuelle konferansesteder å bli mindre.Da bør dere blant annet se på:kapasitet i hovedsal, scene og AV-teknikk, mikrofoner, registreringsområde, garderobe, pauser, serveringskapasitet og eventuelle grupperom.Transport blir også viktigere.Hvis 200 personer kommer med tog til Oslo S, er et sentralt sted i Bjørvika eller sentrum ofte enklere enn et lokale som krever buss eller taxi for alle.Skal gruppen videre til middag eller firmafest, bør også kveldsstedets kapasitet vurderes samtidig.Konferanse for 300 personer eller merVed større konferanser bør planleggingen starte tidlig.Det er ikke bare selve konferansesalen som må være stor nok. Hele infrastrukturen rundt arrangementet må fungere:ankomst → registrering → plenum → pauser → mat → grupperom → transport → middag → eventuell overnatting.Hvis mange også trenger hotellrom, kan dette begrense alternativene ytterligere.For større nasjonale konferanser kan derfor både Oslo sentrum og alternativer som Gardermoen være relevante, avhengig av hvor deltakerne kommer fra.Størrelsen påvirker også stemningenEt lokale bør heller ikke være for stort.50 personer i en sal bygget for 500 kan oppleves tomt, mens 200 personer presset inn i et for lite rom kan gjøre konferansen ukomfortabel.Møtepartner kan ta utgangspunkt i antall deltakere, ønsket bordoppsett, program, hotellbehov og budsjett og finne konferansesteder i Oslo som faktisk fungerer for gruppestørrelsen.Riktig kapasitet handler ikke om hvor mange personer et lokale maksimalt kan ta – men om hvor godt arrangementet fungerer når alle deltakerne faktisk er på plass.

Oslo sentrum, Fornebu og Gardermoen kan alle være gode konferanseområder, men de løser forskjellige behov.Valget bør først og fremst baseres på hvor deltakerne kommer fra, hvordan de reiser, hvor lenge konferansen varer og hva dere ønsker å gjøre utover selve møtet.Oslo sentrum – best når byen skal være en del av arrangementetOslo sentrum passer godt når enkel kollektivtransport og mange valgmuligheter er viktig.Områdene rundt Oslo S, Jernbanetorget og Bjørvika gir kort vei til tog, Flytoget, T-bane, hotell, restauranter og aktiviteter.Kjente konferansehotell som Radisson Blu Plaza, Clarion Hotel The Hub og Thon Hotel Opera ligger sentralt i dette området.Sentrum er særlig interessant når konferansen skal kombineres med:middag, julebord, firmafest, underholdning, kultur eller andre opplevelser i byen.Fordelen er at deltakerne kan bevege seg mellom flere steder uten omfattende organisert transport.Fornebu – interessant for større samlinger og Oslo vestFornebu kan være et godt alternativ når bedriften ønsker konferanse uten å være midt i Oslo sentrum.Området har hotell, møterom, større arrangementsmuligheter og nærhet til næringsmiljøene vest for Oslo.For grupper hvor mange deltakere kommer fra Oslo-området med bil eller fra bedrifter lokalisert vest i regionen, kan Fornebu være praktisk.Det kan også være aktuelt når man ønsker litt mer plass og en annen ramme rundt arrangementet enn de mest sentrale byområdene.Gardermoen – effektivt når deltakerne flyr innGardermoen kan være særlig sterkt til nasjonale konferanser og møter hvor deltakerne kommer fra hele Norge.Hvis mange skal fly til Oslo, kan det være lite effektivt å transportere alle inn til sentrum bare for å gjennomføre konferansen og deretter tilbake til flyplassen.Ved Gardermoen kan deltakerne i stedet:ankomme → gå til hotell/konferanse → gjennomføre programmet → overnatte eller fly hjem.Det kan redusere både transporttid og logistikk betydelig.Men sentrum kan gi mer opplevelseGardermoen vinner ofte på effektivitet.Oslo sentrum vinner gjerne på muligheten til å kombinere konferansen med byliv, restauranter, julebord, aktiviteter og underholdning.Fornebu kan ligge et sted mellom disse alternativene og være godt egnet til enkelte større samlinger.Se på total reisetid – ikke bare kartetDet mest sentrale stedet er ikke nødvendigvis enklest for alle.Hvis 80 prosent av deltakerne kommer med fly, kan Gardermoen være den mest sentrale løsningen i praksis.Hvis majoriteten kommer med tog, kan Oslo S være langt bedre.Hvis de fleste jobber i Oslo vest, kan Fornebu være naturlig.Møtepartner kan sammenligne Oslo sentrum, Fornebu og Gardermoen ut fra deltakernes reisevei, konferansebehov, overnatting og program.Den beste konferansedestinasjonen er ikke nødvendigvis den som ligger mest sentralt på kartet – men den som gjør hele reisen og arrangementet enklest for deltakerne.

Hvor tidlig en konferanse i Oslo bør bestilles avhenger av dato, antall deltakere, hotellbehov og hvor spesifikke krav dere har.En mindre dagskonferanse kan ofte finnes relativt kort tid før arrangementet, mens en stor konferanse med hotell, middag, aktiviteter og underholdning bør planlegges betydelig tidligere.Jo mindre fleksible dere er, desto viktigere er det å starte tidlig.Faste datoer krever tidligere planleggingHvis konferansen må arrangeres på én bestemt dato, bør søket begynne tidlig.Har dere derimot flere mulige datoer, kan utvalget bli langt større.Det gjelder særlig hvis dere ønsker et bestemt område som Bjørvika, Oslo sentrum eller Aker Brygge.Store grupper begrenser utvalgetDet finnes mange møterom i Oslo for mindre grupper.Det finnes naturlig nok færre steder som samtidig kan tilby:stor konferansesal, flere grupperom, middag til flere hundre personer og eventuelt mange hotellrom.Derfor bør konferanser for 100, 200 eller 300+ deltakere planlegges tidligere enn et møte for 15 personer.Overnatting bør reserveres tidligHvis mange deltakere trenger hotellrom, må overnattingskapasiteten vurderes samtidig med konferanselokalet.Et hotell kan ha riktig konferansesal tilgjengelig, men for få ledige rom.Ved større arrangementer kan det derfor være nødvendig å bruke flere hotell eller reservere kapasitet i god tid.Julebordssesongen fortjener ekstra oppmerksomhetHvis konferansen skal kombineres med julebord eller firmafest, blir november og desember spesielt interessante.Da konkurrerer dere ikke bare med andre konferanser om kapasiteten, men også med bedrifter som bestiller restauranter, selskapslokaler, underholdning og hotell til julebord.Ønsker dere en bestemt fredag, et populært lokale og attraktiv underholdning, er tidlig planlegging særlig viktig.Store arrangementer i Oslo kan påvirke kapasitetenMesser, konserter, idrettsarrangementer og andre større begivenheter kan påvirke både hotelltilgjengelighet og priser i byen.Det er derfor nyttig å undersøke hva som skjer i Oslo på datoen dere vurderer.Dere trenger ikke ha hele konferansen ferdig planlagtDette er viktig.Dere trenger ikke vente til programmet er komplett.For å begynne søket er det ofte tilstrekkelig å vite:dato eller periode, omtrent antall deltakere, ønsket område, behov for overnatting og et cirka budsjett.Aktiviteter, meny, teknikk og detaljert kjøreplan kan avklares senere.Møtepartner kan derfor starte arbeidet med aktuelle konferansesteder i Oslo lenge før alle detaljene er bestemt.Jo større arrangementet er og jo fastere kravene deres er, desto tidligere bør dere begynne – men dere trenger ikke vite alt før dere starter søket.

Et konferansehotell kjenner sitt eget hotell bedre enn noen andre. Dersom dere allerede vet nøyaktig hvor dere ønsker å være, kan det derfor være naturlig å kontakte hotellet direkte.Møtepartner har en annen rolle.Vi starter ikke med spørsmålet:«Hvordan kan vi selge dette hotellet?»Vi starter med:«Hva trenger dere?»Deretter kan vi se på hvilke konferansesteder, hotell og andre løsninger i Oslo som passer arrangementet.Ett hotell viser naturlig nok sitt eget produktHvis dere kontakter Radisson Blu Plaza, Clarion Hotel The Hub eller et annet konferansehotell direkte, vil dere få informasjon og tilbud på det hotellets muligheter.Det kan være helt riktig dersom hotellet allerede passer behovet.Men dersom dere ikke vet hvilket sted som er best, kan dere måtte kontakte flere leverandører, forklare behovet på nytt og sammenligne forskjellige tilbud selv.Møtepartner kan starte med helhetenVi kan ta utgangspunkt i:dato, antall deltakere, område, møterom, overnatting, servering, aktiviteter, middag, julebord, firmafest, underholdning og budsjett.Deretter kan aktuelle løsninger vurderes samlet.Det beste stedet på dagtid trenger ikke være det beste om kveldenDette er en viktig del av Møtepartner-modellen.Et konferansehotell kan ha perfekte møterom, mens en restaurant eller et selskapslokale noen minutter unna gir en langt bedre middag eller firmafest.Da kan arrangementet eksempelvis bli:konferanse i Bjørvika → middag i sentrum → firmafest med underholdning → hotell ved Oslo S.I stedet for å tvinge hele arrangementet inn på ett sted kan flere leverandører kombineres når det gir en bedre løsning.Dere slipper å starte med en hotellkatalogOslo har mange konferansesteder og hotell.For en kunde kan det være vanskelig å vite hvilke alternativer som faktisk passer en konferanse for 80 personer med grupperom, middag, 40 hotellrom og aktivitet neste morgen.Møtepartner skal derfor ikke nødvendigvis sende dere flest mulig alternativer.Poenget er å finne relevante alternativer.Vi kan også tenke på resten av arrangementetEn konferanse kan utvikle seg til mer enn et møterom.Behovet kan etter hvert omfatte:hotell, teambuilding, julebord, firmafest, transport eller underholdning.Da er det en fordel å kunne se flere deler av arrangementet i sammenheng.Når bør dere kontakte hotellet direkte?Hvis dere allerede har valgt sted og bare ønsker å bestille det hotellet, er direkte kontakt ofte helt naturlig.Hvis dere derimot ønsker å sammenligne muligheter eller få satt sammen flere deler av konferansen, er det nettopp der Møtepartner skal skape verdi.Hotellet er ekspert på sitt eget produkt. Møtepartner skal være samarbeidspartneren som starter med deres behov og finner løsningen som passer arrangementet.