Det riktige konferansestedet i Trondheim er stedet som passer antall deltakere, program, beliggenhet, transport, møteromsbehov, overnatting og det som skal skje etter konferansen. Start derfor med behovene deres – ikke med hotellnavnet. Trondheim har alt fra mindre møterom i sentrum til store konferansehotell og kongressarenaer med kapasitet for flere hundre eller tusen deltakere. Det betyr at to arrangementer med samme antall gjester likevel kan ha behov for helt forskjellige steder. Start med programmet – ikke bare antall personerAntall deltakere er viktig, men sier ikke nok alene. En konferanse med 150 personer kan for eksempel kreve én stor sal hele dagen, mens en annen trenger hovedsal, fire grupperom, utstillingsområde og egne lokaler til middag. Før dere begynner å sammenligne konferansesteder i Trondheim bør dere derfor avklare:omtrent hvor mange deltakere dere blirom dere trenger én sal eller flere grupperomønsket bordoppsett og scenebehov for lyd, skjerm, mikrofoner og annen teknikkservering og pauserhotellrom og overnattingmiddag, kickoff, teambuilding eller underholdning etterpåhvordan deltakerne kommer til Trondheim Velg beliggenhet etter deltakerneFor konferanser hvor mange kommer med tog eller allerede befinner seg i Trondheim, kan Midtbyen, Nidelva, Solsiden og Brattøra være praktiske områder. Her finnes hotell, restauranter, transport og byliv innen relativt korte avstander. Har dere mange deltakere som flyr inn for et kort arrangement, kan området ved Værnes og Hell være mer effektivt. Scandic Hell har for eksempel 28 møterom og konferansekapasitet på opptil 950 personer i Hell Amfi, samtidig som beliggenheten er nær flyplassen, buss og tog. For svært store samlinger er Lerkendal interessant. Scandic Lerkendal har 20 møterom og en hovedsal på 1410 m² med kapasitet på opptil 2000 personer. Se også på det som skjer etter klokken 16Dette blir ofte undervurdert. Hvis konferansen skal fortsette med middag, julebord, firmafest, aktivitet eller underholdning, bør dette vurderes allerede når konferansestedet velges. Det kan være effektivt å ha konferanse, hotell og middag under samme tak. Men det er ikke alltid den beste opplevelsen. En konferanse kan eksempelvis fungere godt på Brattøra eller Lerkendal, mens kveldens middag eller firmafest passer bedre ved Nidelva, Solsiden eller i Trondheim sentrum. Kort sagt: Det beste konferansestedet i Trondheim er ikke nødvendigvis det største eller mest kjente hotellet. Det er stedet som får hele arrangementet til å fungere best for deltakerne, programmet og budsjettet. Møtepartner kan sammenligne aktuelle konferansesteder i Trondheim og sette sammen alternativer basert på akkurat disse behovene.

Prisen på en konferanse i Trondheim avhenger først og fremst av antall deltakere, varighet, lokale, servering, teknikk og overnatting. Det finnes derfor ingen én riktig pris per person som gjelder alle konferanser. Et dagsmøte for 25 personer har en helt annen kostnadsstruktur enn en todagers konferanse for 300 deltakere med hotellrom, middag, scene, lydproduksjon og underholdning. Dette bør konferansebudsjettet inneholdeNår dere sammenligner tilbud, bør dere se på hele arrangementet og ikke bare hva selve møterommet koster. Vanlige kostnadsposter er:leie av møterom eller konferansesalkaffe, pauser og konferanselunsjmiddag og eventuell drikkepakkehotellrom og frokostlyd, lys, scene, skjermer og mikrofonertekniker eller teknisk produksjongrupperom og breakout-romtransportaktivitet eller teambuildingDJ, band, komiker, konferansier eller annen underholdning Behovet varierer mye. Et lite styremøte kan klare seg med skjerm og enkel servering, mens en større konferanse kan kreve profesjonell lydproduksjon, scene, flere mikrofoner, presentasjonsskjermer og teknisk bemanning. Dagskonferanse eller konferanse med overnatting?Dette er et av de største budsjettskillene. Hvis deltakerne hovedsakelig kommer fra Trondheim og omegn, kan en dagskonferanse være tilstrekkelig. Kommer gjestene fra flere deler av Norge, bør hotellrom, middag og ofte frokost neste dag tas med fra starten. Da kan et konferansehotell i Trondheim være praktisk fordi møterom, servering og overnatting kan samles i én avtale. Men den billigste romprisen er ikke nødvendigvis den billigste totalpakken. Transport mellom hotell, konferansested og middag kan både koste penger og gjøre programmet mindre effektivt. Sammenlign hva som faktisk er inkludertTo tilbud på tilsynelatende samme konferanse kan være vanskelige å sammenligne dersom det ene inkluderer teknikk, kaffe og grupperom mens det andre priser dette separat. Be derfor om tydelig informasjon om:hva som inngår, hva som kommer i tillegg og hvilke kostnader som kan endres dersom deltakerantallet endres. Det er også smart å legge inn en buffer dersom arrangementet har omfattende teknikk, transport eller flere eksterne leverandører. Pris påvirkes også av datoenEtterspørselen etter hotell og konferanselokaler varierer gjennom året. Store messer, kongresser, konserter og andre arrangementer i Trondheim kan påvirke både tilgjengelighet og hotellpriser.Derfor kan fleksibilitet på dato være verdifullt dersom budsjettet er viktig. Kort sagt: Når dere spør hva en konferanse i Trondheim koster, bør dere egentlig spørre hva hele konferansen koster per deltaker – ferdig gjennomført. Det er også slik vi mener tilbud bør sammenlignes.

De viktigste områdene for konferanse i Trondheim er Midtbyen/sentrum, Nidelva og Solsiden, Brattøra, Lerkendal og Værnes/Hell. Det beste området avhenger særlig av gruppestørrelse, transportbehov, hotell og hva dere ønsker å gjøre etter konferansen. Trondheim sentrum og Midtbyen – når dere vil ha byen rett utenfor dørenSentrum passer godt for grupper som ønsker kort vei mellom hotell, møterom, restaurant og andre aktiviteter. Det er særlig praktisk dersom konferansen skal kombineres med middag, kundearrangement, julebord eller firmafest, fordi deltakerne kan bevege seg videre uten mye transport. Britannia Hotel er et eksempel på et sentralt alternativ med både mindre møterom og større konferanse- og selskapslokaler. Hotellet har 13 dedikerte møterom/eventrom, og Britannia Hall kan håndtere flere hundre gjester. Nidelva og Solsiden – konferanse kombinert med det sosialeOmrådet rundt Nidelva og Solsiden er interessant når dere ønsker konferanse, hotell og et sosialt program i nærheten av hverandre. Scandic Nidelven har 21 møterom. Den største konferansesalen er 520 m² og har kapasitet på opptil 600 personer. Herfra er det samtidig kort vei til restauranter, sentrum og områdene rundt Solsiden.Dette kan gjøre Nidelva særlig aktuelt for konferanser som fortsetter med middag, mingling eller firmafest. Brattøra – sterk konferansebeliggenhet og god logistikkBrattøra ligger nær Trondheim sentralstasjon og sentrum og er blitt et tydelig område for større møter og konferanser. Området passer godt dersom mange kommer med tog, dersom konferansen er stor, eller hvis dere ønsker moderne konferansefasiliteter kombinert med hotell og kort vei inn til Midtbyen. Det gjør også Brattøra interessant for nasjonale konferanser hvor deltakerne kommer fra flere steder i landet. Lerkendal – når kapasitet er viktigLerkendal er spesielt relevant for store konferanser, kongresser og arrangementer.Scandic Lerkendal har 20 møterom, mens den største salen har kapasitet på opptil 2000 personer.Det betyr samtidig ikke at Lerkendal bare passer enorme konferanser. Hotellet har også mindre møterom, og fleksibiliteten gjør området aktuelt for arrangementer hvor dere trenger flere parallelle rom. Værnes og Hell – når flylogistikk veier tyngstHvis mange deltakere flyr til Trondheim og konferansen er kort, kan det være unødvendig å transportere hele gruppen inn til sentrum. Da kan Værnes/Hell være et svært effektivt valg.Scandic Hell har 28 møterom og omfattende konferansefasiliteter, samtidig som hotellet ligger nær flyplass, tog og buss. Dette kan særlig passe for nasjonale ledermøter, samlinger og konferanser hvor deltakerne kommer inn om morgenen og reiser igjen samme eller neste dag. Så hvilket område bør dere velge?En enkel tommelfingerregel er:Sentrum/Nidelva: når opplevelsen rundt konferansen betyr mye.Brattøra: når dere ønsker sentral logistikk og større konferansekapasitet.Lerkendal: når størrelse og fleksible konferansearealer er viktig.Værnes/Hell: når flest mulig skal raskt inn og ut med fly.Det beste området er altså ikke nødvendigvis det mest sentrale. Det er området som gir minst friksjon for akkurat deres deltakere og program.

Trondheim har konferansehotell og møterom for alt fra små styremøter med 10–15 personer til store konferanser med flere tusen deltakere. Det mest hensiktsmessige stedet avhenger derfor først og fremst av størrelse, romoppsett, hotellbehov og program. Dette er viktig: Ikke velg et konferansehotell bare fordi maksimal kapasitet er høy nok. Et sted kan ha plass til 500 mennesker, men likevel være dårlig egnet dersom dere trenger ti parallelle grupperom eller et bestemt sceneoppsett. Små møter og ledergrupperFor omtrent 10–30 deltakere er ofte beliggenhet og kvaliteten på selve møterommet viktigere enn størrelsen på hotellets konferanseavdeling. Se etter:riktig bordoppsettgodt dagslysskjerm og videoløsningerkaffe og servering i nærhetenro rundt møtetenkel adkomst Britannia Hotel har for eksempel små møterom for leder- og styremøter, blant annet rom beregnet på rundt 10–14 personer. Men også flere av de store konferansehotellene i Trondheim har mindre rom, så et stort hotell er ikke nødvendigvis feil for en liten gruppe. Mellomstore konferanser – 30 til 150 personerI denne størrelsen blir det viktigere å se på hvordan hele konferanseområdet fungerer. Dere kan få behov for hovedsal, ett eller flere grupperom, minglingsareal og plass til servering.Her finnes mange alternativer blant hotellene i Trondheim sentrum, Nidelva, Brattøra og Lerkendal.Scandic Nidelven har eksempelvis 21 møterom i ulike størrelser, noe som gjør hotellet relevant både for små og større oppsett. Konferanser med 150–500 deltakereNår deltakerantallet blir større, bør dere blant annet kontrollere:kapasitet i ønsket bordoppsettinn- og utsjekk hvis mange skal bo på hotellethvor kaffepauser serveresgarderobe og registreringtoalettkapasitetlogistikk mellom hovedsal og grupperomscene, lyd og lyshotellrom i nærområdet Her blir konferansehotell som Scandic Nidelven, Britannia og flere av Trondheims større konferanseaktører aktuelle avhengig av oppsett og behov. Store konferanser – 500, 1000 eller flere deltakereVed store arrangementer blir logistikk nesten like viktig som selve salen. Scandic Lerkendal skiller seg ut med en hovedsal på 1410 m² og maksimal kapasitet på 2000 personer. Scandic Hell har Hell Amfi med kapasitet på opptil 950 konferansegjester og i tillegg et stort antall møterom. For de største konferansene kan også arenaer og større arrangementssteder utenfor det tradisjonelle hotellsegmentet være aktuelle. Husk grupperommeneDette er et punkt mange oppdager for sent. En konferanse for 300 personer kan kreve mye mer plass enn en annen konferanse for 300 personer dersom deltakerne skal deles i seks arbeidsgrupper etter lunsj. Når dere spør etter møterom i Trondheim, bør dere derfor ikke bare oppgi totalantallet. Fortell også hvordan deltakerne skal fordeles gjennom dagen. Hotell eller separat konferansested?Hvis mange trenger overnatting, er konferansehotell ofte den enkleste løsningen. Hvis nesten alle deltakerne er lokale, eller dere ønsker et spesielt program, kan det være bedre å bruke et separat konferansested og legge middag eller kveldssamling et annet sted. Kort sagt: Trondheim har ikke ett konferansehotell som er best for alle. Det riktige stedet avhenger av hvordan dere faktisk skal bruke lokalene. Møtepartner kan derfor sammenligne både konferansehotell, møterom og andre konferansesteder i Trondheim ut fra gruppestørrelse, overnatting, teknikk, program og budsjett.

Ja. For konferanser hvor deltakerne kommer fra flere deler av Norge, er det ofte mest praktisk å kombinere konferanse, møterom og overnatting i Trondheim. Flere av byens største konferansehotell har både hotellrom, møterom, restaurant og selskapslokaler samlet på samme sted. Men det betyr ikke at konferanse og overnatting alltid bør legges til samme hotell. Den beste løsningen avhenger av hvor mange som skal overnatte, hvor deltakerne kommer fra og hva dere skal gjøre resten av oppholdet. Når er konferansehotell den enkleste løsningen?Et konferansehotell passer særlig godt når:mange deltakere kommer langveisfrakonferansen går over to eller flere dagerprogrammet starter tidlig neste morgendere ønsker minst mulig transportmiddag og sosialt program skal skje på hotelletdere trenger flere møterom eller grupperom samtidig Fordelen er først og fremst logistikk. Deltakerne kan gå direkte fra hotellrommet til frokost og konferanse, og dere slipper busstransport mellom hotell og møtested. Det kan også gjøre arrangementet enklere å administrere fordi færre leverandører er involvert. Trondheim har flere konferansehotell hvor mye kan samles under samme takScandic Lerkendal kombinerer hotell med et stort møte- og kongressenter. Hotellet oppgir 20 møterom og kapasitet på opptil 2000 personer i største sal. Scandic Nidelven ligger sentralt ved Nidelva og har hotell, restaurant og 21 møterom, med kapasitet til både små møter og større arrangementer. Radisson Blu Royal Garden ligger også ved Nidelva og tilbyr 18 møterom, maksimal møtekapasitet på 650 personer og mulighet for gruppeinnkvartering på samme hotell. Britannia Hotel kombinerer overnatting med møterom, konferansesenter, restauranter og selskapslokaler midt i Trondheim sentrum. Hotellet oppgir blant annet 12 spesialbygde konferanserom og Britannia Hall for større arrangementer. Men konferanse og hotell trenger ikke være samme stedDette er viktig.Hvis dere finner et konferansested som passer programmet spesielt godt, kan det være bedre å bruke dette på dagtid og la deltakerne bo et annet sted. Eksempel:dag: konferanse på Brattørahotell: Trondheim sentrumkveld: middag eller firmafest ved Nidelva eller Solsiden En slik løsning kan gi deltakerne mer av Trondheim og skape tydeligere overgang mellom faglig og sosial del. Ulempen er at transport og tidsbruk må planlegges bedre. Hvor mange hotellrom trenger dere egentlig?Det bør avklares tidlig. På en konferanse med 200 deltakere betyr ikke 200 deltakere nødvendigvis 200 hotellrom. Noen kan bo lokalt, noen deler rom, mens andre kanskje kommer dagen før. Kartlegg derfor omtrent:hvor mange som trenger hotellromén eller to netterenkeltrom eller dobbeltromhvem som betaler hotellrommeneom deltakerne skal bestille selv eller gjennom arrangørennår rommene må være tilgjengeligeom noen trenger tidlig innsjekk eller sen utsjekk For større konferanser kan også hotellkapasiteten rundt selve konferansestedet bli avgjørende. Tenk på kvelden allerede når dere bestiller hotellHvis deltakerne skal ha middag, julebord, firmafest eller underholdning etter konferansen, bør dette vurderes samtidig med hotellvalget. Et sentralt hotell kan være spesielt attraktivt dersom gjestene skal gå videre til restauranter eller selskapslokaler i Trondheim sentrum. Et hotell ved flyplassen kan derimot være mer effektivt hvis arrangementet først og fremst handler om å samle en nasjonal gruppe raskt og praktisk. Kort sagt: Konferanse med overnatting i Trondheim fungerer best når hotell, konferansested og program planlegges som én helhet – ikke som tre separate bestillinger.

Transport er en av de viktigste – og mest undervurderte – faktorene når dere velger konferansested i Trondheim. Et flott hotell kan være feil valg dersom 250 mennesker bruker unødvendig mye tid på å komme seg dit. Start derfor med ett spørsmål:Hvor kommer deltakerne fra?Det kan avgjøre om dere bør velge Trondheim sentrum, Brattøra, Lerkendal eller området rundt Trondheim lufthavn Værnes. Når mange kommer med togFor deltakere som reiser med tog, er Brattøra og sentrale Trondheim naturlige områder å vurdere.Fordelen er at deltakerne kan komme til byen og relativt raskt nå konferansehotell, sentrum, Nidelva og andre sentrale områder. Dette kan være spesielt attraktivt for konferanser hvor deltakerne kommer fra ulike deler av Trøndelag eller andre byer med togforbindelse til Trondheim. Hvis konferansen også skal inkludere middag eller sosialt program på kvelden, gir sentral beliggenhet ytterligere fordeler fordi behovet for organisert transport reduseres. Når mange kommer med flyDa bør dere regne på mer enn avstanden til Trondheim sentrum.For en todagers konferanse kan det være helt uproblematisk å transportere deltakerne inn til Trondheim. Men tenk på en samling hvor 150 personer flyr inn om morgenen, har møte hele dagen og flyr hjem neste kveld. Da kan transporten mellom flyplass og sentrum bli en betydelig del av arrangementet.Et alternativ er derfor å legge konferansen nær Værnes/Hell. Scandic Hell ligger rundt 600 meter fra Trondheim lufthavn Værnes og oppgir 28 møterom, 1000 m² utstillingsareal og kapasitet på opptil 950 konferansedeltakere. Hotellet ligger også nær tog og buss.Det kan være svært effektivt for nasjonale møter hvor målet først og fremst er å samle mennesker fra hele landet. Men «nærmest flyplassen» er ikke alltid bestHvis konferansen går over flere dager og deltakerne skal oppleve Trondheim, spise ute, ha kickoff eller firmafest, kan sentrum gi en langt bedre totalopplevelse. Da kan transporten fra Værnes ved ankomst og avreise være en liten kostnad sammenlignet med fordelen av at deltakerne resten av oppholdet kan gå mellom hotell, konferanse, middag og aktiviteter. Derfor bør man skille mellom:transport til Trondheim ogtransport under konferansen.Et sted som er 30 minutter lenger unna flyplassen kan likevel gi mindre samlet transport dersom alt resten av programmet ligger rundt hotellet. Når deltakerne kjører bilDa blir andre faktorer viktige:parkering ved hotelletkostnad for parkeringkapasitetlading av elbilhvor enkelt hotellet er å finnetrafikk ved ankomst og avreise Scandic Hell tilbyr blant annet gratis parkering, noe som kan være relevant for grupper med mange bilreisende. I sentrum kan parkeringskostnader være høyere, men til gjengjeld trenger deltakerne kanskje ikke bilen igjen før de reiser hjem. 200 personer × 20 minutter blir mye tidDette er en nyttig måte å tenke på. Hvis 200 konferansedeltakere må bruke 20 ekstra minutter hver vei på logistikk, har arrangementet samlet brukt mange arbeidstimer på transport. For en bedrift er derfor ikke den billigste konferansepakken nødvendigvis den mest økonomiske.Tid er også en konferansekostnad. Lag deltakerreisen før dere velger hotellVi anbefaler å tegne opp hele reisen:ankomst → konferanse → pause → hotellrom → middag → aktivitet → hotell → konferanse dag 2 → avreise Når denne reisen fungerer enkelt, fungerer ofte konferansen også bedre. Kort sagt: Det riktige konferansestedet i Trondheim er ikke bare stedet som ser best ut på bilder. Det bør også gjøre reisen enkel for flest mulig deltakere.

Ja. En konferanse i Trondheim kan fint kombineres med julebord, firmafest, middag eller underholdning samme kveld, og for mange bedrifter kan dette være en effektiv måte å samle både faglig og sosialt program på én reise. Men konferansen og festen trenger ikke være på samme sted.Det er nettopp her Trondheim gir mange muligheter. Alternativ 1: Alt på samme hotellDen enkleste modellen er:konferanse → pause → middag → underholdning/fest → hotellrom Dette gir svært enkel logistikk. Ingen busser, ingen jakker som skal på og av flere ganger og liten risiko for at halve gruppen forsvinner mellom programdelene. Flere konferansehotell i Trondheim har lokaler som kan brukes både til møter, middag og selskap.Scandic Hell oppgir eksempelvis at deres bankettsaler kan håndtere julebord for opptil 700 personer, i tillegg til hotellets omfattende konferansekapasitet. Britannia Hotel tilbyr egne selskapslokaler for julebord, og Britannia Hall kan brukes til private julearrangementer. Alternativ 2: Konferanse ett sted – firmafest et annetDette kan være den sterkere opplevelsen. Dere kan for eksempel ha den faglige delen på et konferansehotell på Brattøra eller Lerkendal, før gruppen drar videre til middag og firmafest i Trondheim sentrum, ved Nidelva eller Solsiden. Fordelene kan være:tydelig overgang fra jobb til feststørre valgfrihet på restaurant og lokalemulighet til å gi deltakerne en Trondheim-opplevelseet lokale som er bedre egnet til DJ, band og dansmer fleksibilitet i hvordan kvelden bygges opp Ulempen er at transport og tidsplan må fungere. Julebord trenger ikke være «etter konferansen»Dette er også viktig. Noen bedrifter ønsker et rent julebord i Trondheim, uten konferanse først. Andre har en fagdag eller lederseminar før julebordet. Derfor bør ikke arrangementet presses inn i en standardpakke.Det kan være:fagdag + julebordkonferanse + firmafestkickoff + middag + DJledermøte + middag eller barejulebord. Når bør underholdningen planlegges?Tidligere enn mange tror. Hvis dere ønsker en bestemt DJ, band, komiker, saxofonist eller konferansier i julebordssesongen, kan de mest attraktive datoene fylles opp lenge før arrangementet.Det samme gjelder populære selskapslokaler. Underholdningen bør derfor vurderes samtidig som:datolokalemiddagscenelyd og lysprogram og taler Ikke etter at alt annet er ferdig. Tenk på rommet før dere bestiller band eller DJEt fint middagslokale er ikke automatisk et godt festlokale. Spør blant annet:er det plass til dansegulv?finnes scene?hvor kan DJ eller band stå?hvilket lydanlegg finnes?er det lydbegrensninger?når må musikken avsluttes?må utstyr rigges før middagen?finnes eget område for mingling? Dette kan avgjøre om kvelden fungerer. Samme sted eller flere steder?Samme sted er best når enkel logistikk er viktigst. Flere steder kan være best når opplevelsen og stemningen er viktigst. Det finnes ingen fasit. Møtepartners rolle kan derfor være å se konferanse, hotell, middag, lokale og underholdning som ett arrangement, selv om leveransene kommer fra flere steder. Det er nettopp slik en faglig konferanse kan bli til en komplett kveld i Trondheim uten at bedriften selv må koordinere alle delene separat.

Trondheim gir svært gode muligheter til å kombinere konferanse med kickoff, teambuilding og aktiviteter, fordi dere kan gå fra by og konferansehotell til sjø, natur og marka på relativt kort tid. Den beste aktiviteten er imidlertid ikke nødvendigvis den mest spektakulære. Den bør passe målet med samlingen, gruppestørrelsen, årstiden, tilgjengelig tid og hvem deltakerne er. Start med hva aktiviteten skal oppnåTeambuilding kan ha forskjellige mål:bli kjent – nye kolleger eller sammenslåtte teamsamarbeid – problemløsing og kommunikasjonenergi – et avbrekk etter flere timer i konferanserommetkonkurranse – lagaktiviteter og utfordringeropplevelse – gi tilreisende noe de husker fra Trondheim Dette bør styre valget. En aktivitet som er perfekt etter et halvdagsmøte kan være helt feil etter åtte timer med konferanse. Trondheim sentrum – når dere har begrenset tidHar dere bare én eller to timer, er aktiviteter i sentrum ofte mest effektive. Det kan for eksempel være:lagbaserte byoppgaverquiz eller konkurransermat- og smaksopplevelserkulturelle aktiviteterguidet byopplevelseaktiviteter langs Nidelva eller Bakklandet Fordelen er at aktiviteten kan legges rett etter konferansen uten lang transport. Dette fungerer særlig godt hvis gruppen senere skal spise middag i sentrum. Bymarka og Gråkallen – når dere vil ut av møterommetFor grupper som ønsker natur og fysisk aktivitet, kan Bymarka gi en helt annen ramme enn konferansehotellet. Her kan man bruke naturen til turer, lagaktiviteter og andre opplegg som gir deltakerne frisk luft etter den faglige delen. Poenget trenger ikke være å gjøre noe ekstremt. En enkel aktivitet på 60–90 minutter med utsikt, samarbeid og samtaler kan være mer inkluderende enn et fysisk krevende opplegg. Bruk aktivitetsnivå som filterEn god konferanseaktivitet bør fungere for gruppen – ikke bare de sprekeste fem personene. Avklar derfor:alder og fysisk nivåeventuelle tilgjengelighetsbehovklær og utstyrværavhengighetom alle må deltahvor konkurransepreget aktiviteten bør være Det kan være smart å tilby to nivåer eller parallelle aktiviteter i større grupper. Da kan noen velge fysisk aktivitet mens andre får et roligere alternativ. Hva med 100–300 deltakere?Når gruppen blir stor, må aktivitetene planlegges annerledes. Da trenger dere gjerne:flere lagflere aktivitetsstasjonertydelig instruksjontransportplannok guider/instruktørerbackup ved dårlig værpresis start og slutt En aktivitet for 20 personer kan ikke bare skaleres til 250 ved å multiplisere antall deltakere. Logistikken blir selve produktet. Kickoff kan også skje inne«Kickoff» trenger ikke bety fjelltur. For vinterarrangementer eller grupper som ønsker et mer komfortabelt opplegg, kan kickoff kombineres med konferansehotell, selskapslokale, mat, konkurranser, underholdning eller en faglig aktivitet innendørs. Det kan eksempelvis være:konferanse → lagaktivitet → middag → underholdninguten at gruppen trenger å forlate hotellet. Tenk på sesongen i TrondheimVær og dagslys bør tas med i planleggingen. En utendørsaktivitet som fungerer godt i juni kan være langt mindre egnet en mørk novemberettermiddag. Ha gjerne en plan B som faktisk er god, ikke bare en nødløsning hvis været blir dårlig. Kickoff og konferanse bør henge sammenDe beste oppleggene føles ikke som om noen tilfeldig har limt en aktivitet på slutten av dagen. Hvis temaet for konferansen er samarbeid, vekst eller endring, kan aktiviteten støtte dette.Hvis målet først og fremst er å takke medarbeiderne og ha det hyggelig, bør aktiviteten kanskje være lettere og mer sosial. Kort sagt: Den beste teambuildingen i Trondheim er ikke nødvendigvis aktiviteten med mest action. Det er aktiviteten som passer gruppen og gjør resten av konferansen bedre.

Det finnes møterom til leie i Trondheim for alt fra små styremøter og workshops til kurs, dagskonferanser og større bedriftssamlinger. Det viktigste er ikke å finne flest mulig alternativer, men å finne et møterom som passer antall deltakere, arbeidsformen, tekniske behov, servering og beliggenhet. For et møte med åtte personer kan et lite, godt utstyrt møterom være langt bedre enn et stort konferansehotell. For 40–100 personer blir derimot kapasitet, pauserom, servering og mulighet for grupperom viktigere. Start med hvordan møtet faktisk skal gjennomføresEt møterom som har plass til 40 personer i kinooppsett har ikke nødvendigvis plass til 40 personer rundt bord. Derfor bør dere vite hvordan deltakerne skal jobbe før dere bestiller. Skal alle se en presentasjon? Skal deltakerne diskutere rundt bord? Trenger dere videomøte med kolleger andre steder? Skal gruppen deles opp underveis? Skal det være workshop hvor folk beveger seg mellom bordene? Romoppsettet kan være like viktig som antall kvadratmeter. Små møterom i TrondheimFor mindre ledermøter, intervjuer og workshops finnes det mange alternativer i sentrum.Britannia Hotel oppgir 10 møterom med trådløs overføring av lyd og bilde, store skjermer og fellesarealer for blant annet pauser og mingling. Britannia Hall kan samtidig håndtere opptil 300 personer dersom arrangementet vokser utover et vanlig møte. Scandic Bakklandet er et eksempel på et mindre møteprodukt. Hotellet har fem møterom, fra rom for fire personer til et større rom for opptil 40. For et møte hvor deltakerne allerede befinner seg i Trondheim sentrum, kan denne typen løsning være langt mer praktisk enn å velge et stort kongresshotell bare fordi det har høy kapasitet. Møterom for kurs, workshops og parallelle grupperHvis dere arrangerer kurs og konferanse i Trondheim, bør dere særlig se på hvor enkelt deltakerne kan deles opp. Et arrangement med 80 personer kan for eksempel kreve:en hovedsal om morgenen → fire mindre rom etter lunsj → felles samling igjen på slutten.Da holder det ikke at konferansestedet bare har én sal med plass til 80. Trondheim Spektrum har et konferansesenter med flere små og mellomstore møterom, et større møterom og øvrige konferansearealer. Anlegget beskriver totalt 18 moderne konferanserom og en konferansesal på 400 m². Hva bør være inkludert når dere leier møterom?Spør alltid hva som følger med rommet. Et lavt tilbud kan bli mindre attraktivt dersom skjerm, mikrofon, kaffe, tekniker eller grupperom prises separat. Se derfor på:lokale + teknikk + servering + personell + eventuelle grupperom = den reelle møteprisen.Trondheim Spektrum oppgir eksempelvis konferansepakker hvor møterom, bespisning, vertskap, renhold, Wi-Fi og AV-utstyr inngår. Det illustrerer hvorfor det er viktig å sammenligne innholdet i tilbudene – ikke bare romleien. Beliggenhet betyr mer ved korte møterHvis deltakerne skal bruke tre timer i møterommet, bør de helst ikke bruke nesten like lang tid på transport. For korte møter og dagskonferanser kan derfor Trondheim sentrum, Nidelva, Solsiden eller Brattøra være spesielt praktisk når deltakerne allerede befinner seg i eller kommer til sentrum. Kommer flertallet med fly, kan et møterom nær Værnes i enkelte tilfeller være mer effektivt. Dagslys, pauser og luft er ikke detaljerDette høres kanskje mindre SEO-spennende ut, men det betyr mye for et åtte timers møte. Et godt konferanserom bør ikke bare vurderes ut fra kapasitet og projektor. Tenk også på:dagslys, ventilasjon, komfortable stoler, plass mellom deltakerne, områder for kaffepauser og mulighet til å komme seg ut av møterommet. Kort sagt: Når dere skal leie møterom i Trondheim, start med hvordan møtet skal fungere – og finn deretter rommet. Ikke gjør det motsatt.

Jo mer teknisk en konferanse blir, desto viktigere er det å velge konferansested etter produksjonen dere faktisk skal gjennomføre, ikke bare etter hvor mange mennesker lokalet rommer. En konferanse med presentasjoner, paneldebatt, videostrømming og seks parallelle workshops stiller helt andre krav enn en samling hvor én foredragsholder bruker en skjerm og håndholdt mikrofon. Start med programmet og bygg teknikken baklengsEn nyttig måte å planlegge på er å gå gjennom programmet fra start til slutt. Hvis konferansen begynner med 300 mennesker i samme sal, fortsetter med fem parallelle sesjoner og avsluttes med panelsamtale, middag og underholdning, må lokalet kunne håndtere flere forskjellige situasjoner samme dag. Da må dere vite:hvor mange rom som brukes samtidig, hvordan deltakerne beveger seg mellom dem, hvor lang tid omrigging tar, hva hvert rom trenger av lyd og bilde og hvor teknisk personell skal være. Grupperom bør planlegges før hovedsalen bestillesDette er en av de vanligste praktiske fallgruvene ved større konferanser. En arrangør finner en flott sal til 300 personer og oppdager senere at det bare finnes to egnede grupperom. Hvis programmet krever seks parallelle grupper, har dere plutselig et problem selv om hovedsalen er perfekt. Trondheim Spektrum illustrerer hvor forskjellig romkapasitet kan være innen samme anlegg: konferansesenteret har både små møterom, mellomstore rom, større konferansearealer og store haller. Hall A alene er oppgitt med konferansekapasitet på opptil 8500 personer. Poenget er ikke at alle trenger Trondheim Spektrum. Poenget er at rommiksen må passe programmet. Hvilken AV-teknikk trenger en konferanse?For en enkel presentasjon kan skjerm, HDMI/trådløs tilkobling og én mikrofon være tilstrekkelig. En større konferanse kan derimot kreve:scene, talerstol, flere håndholdte eller trådløse mikrofoner, headset, monitorskjermer, profesjonelt lydanlegg, lyssetting, bilde på flere skjermer, streaming, opptak og tekniker gjennom hele arrangementet. Hvis flere personer skal snakke samtidig, bør dette avklares på forhånd. En paneldebatt med fem deltakere krever eksempelvis en annen mikrofonløsning enn én foredragsholder. Spør hvem som faktisk leverer teknikkenNoen konferansesteder har mye utstyr og teknisk kompetanse internt. Andre samarbeider med eksterne produksjonsleverandører. Trondheim Spektrum oppgir at standard teknisk utstyr finnes i møterommene og at samarbeidspartnere kan levere blant annet sceneutstyr, lys, filmopptak og andre audiovisuelle løsninger. Det dere bør vite er:Hvem har ansvaret dersom noe ikke virker fem minutter før konferansen starter?På større arrangementer ville vi derfor alltid avklart om teknisk bemanning er inkludert eller om dere bør ha egen tekniker til stede. Test presentasjonene før deltakerne kommerDet bør være tid i planen til teknisk gjennomgang. Sjekk blant annet presentasjoner, videoer, lyd, mikrofoner, fjernpresentasjoner og hvordan foredragsholdere kommer seg på og av scenen. Har dere eksterne foredragsholdere, bør dere også vite hvilket format presentasjonene kommer i og om noen skal koble seg opp digitalt. Husk internettDette blir spesielt viktig når konferansen inneholder streaming, videomøter, digitale avstemninger eller mange deltakere som skal bruke samme nett. Gratis Wi-Fi er ikke nødvendigvis det samme som at infrastrukturen er dimensjonert for det dere skal gjøre. Hvis 400 deltakere skal delta i en digital avstemning samtidig, bør det avklares eksplisitt. Teknikk bør inn i budsjettet fra startenEt konferansested kan være prismessig attraktivt helt til dere legger til:scene → profesjonelt lydanlegg → lys → skjermer → rigging → teknikere. Derfor bør tekniske behov beskrives allerede når tilbudet innhentes.Da sammenligner dere faktiske totalpriser, ikke en billig romleie mot et annet tilbud hvor mer allerede er inkludert. Kort sagt: På en teknisk konferanse er ikke lokalet bare et rom. Det er en produksjonsarena. Jo tidligere scene, grupperom, AV, streaming og teknisk bemanning avklares, desto mindre er risikoen for dyre overraskelser senere.

En liten konferanse eller et møte i Trondheim kan noen ganger bestilles relativt kort tid i forveien, mens større konferanser med hotellrom, mange grupperom og sosialt program bør planlegges betydelig tidligere. Det finnes ingen universell frist, men som praktisk arbeidsregel ville vi tenkt slik:små møter: gjerne 1–3 måneder eller mermellomstore konferanser: gjerne 4–8 månederstore konferanser eller arrangementer med mange hotellrom: gjerne 9–12 måneder eller tidligeresvært store kongresser og arrangementer: planlegging kan med fordel starte enda tidligere.Dette er ikke absolutte grenser. Det handler om hvor mange krav som må være oppfylt samtidig. Hvorfor bør større konferanser bestilles tidlig?Det er én ting å finne et rom som har plass. Det er noe annet å finne:riktig hovedsal + nok grupperom + hotellrom + ønsket dato + middag + teknikk + aktivitet + underholdning. Jo flere av disse faktorene som må stemme samtidig, desto færre reelle alternativer har dere. Et stort konferansested kan fortsatt være «ledig» selv om akkurat det romoppsettet dere trenger ikke er det. Hotellrom kan bli flaskehalsenDette er særlig viktig når konferansen går over flere dager. Hvis dere har 300 deltakere og 220 trenger enkeltrom, kan hotellkapasiteten være like avgjørende som kapasiteten i konferansesalen. Det kan derfor være for sent å begynne med hotell etter at konferansestedet allerede er booket.Se på disse to tingene samtidig. Trondheim har også perioder med ekstra pressStore konserter, idrettsarrangementer, kongresser, messer og andre begivenheter kan fylle hotellene og påvirke tilgjengeligheten. Det betyr ikke at dere trenger å analysere hele Trondheims arrangementskalender før dere sender en forespørsel. Men har dere en helt fast dato og et stort antall deltakere, er det klokt å starte tidlig. Julebordssesongen er et eget tilfelleHvis konferansen skal kombineres med julebord eller firmafest i november eller desember, konkurrerer dere ikke bare om konferanselokalene. Dere konkurrerer også om:populære selskapslokaler, restauranter, fredager og lørdager, band, DJ-er, komikere og andre leverandører. Da ville vi planlagt tidligere enn for en vanlig konferanse på en tilfeldig tirsdag i februar. Hva hvis dere er sent ute?Det betyr ikke nødvendigvis at arrangementet ikke kan gjennomføres. Da kan fleksibilitet være løsningen.Hvis dere kan endre én av disse:dato – område – hotell – romoppsett – tidspunktkan det plutselig finnes gode alternativer. En konferanse som ikke lar seg gjennomføre på torsdag kan kanskje fungere onsdag. Et fullt hotell i sentrum kan erstattes av en kombinasjon av konferansested og overnatting på flere hotell. Det er derfor bedre å spørre enn å anta at alt er utsolgt. Når bør dere begynne planleggingen?Så snart dere vet omtrent:måned + antall deltakere + varighet + om hotell er nødvendig. Dere trenger ikke ha programmet ferdig. Faktisk kan det være en fordel å undersøke konferansested før alle detaljer er låst, fordi lokalene og tilgjengeligheten kan påvirke hvordan programmet bør bygges. Kort sagt: Jo større konferansen er og jo flere deler som skal koordineres, desto tidligere bør dere starte. Tidlig planlegging handler ikke bare om å sikre et lokale – det gir dere flere gode alternativer å velge mellom.

Dere kan selvfølgelig kontakte konferansehotellene i Trondheim direkte. For en enkel forespørsel hvor dere allerede vet nøyaktig hvilket hotell dere vil bruke, kan det også være den enkleste løsningen. Møtepartner blir særlig nyttig når spørsmålet ikke er «har dette hotellet plass?», men:«Hva er den beste løsningen for arrangementet vårt?» Det er to forskjellige oppgaver. Hotellet kjenner sitt eget produkt – vi kan se på alternativeneNår dere kontakter ett hotell, får dere naturligvis et tilbud fra det hotellet. Hvis dere ennå ikke vet om det beste alternativet ligger i Trondheim sentrum, ved Nidelva, på Brattøra, Lerkendal eller nær Værnes, må dere ellers gjøre denne kartleggingen selv. Det betyr gjerne å:finne aktuelle steder → kontakte dem → forklare samme behov flere ganger → vente på tilbud → sammenligne forskjellige prisstrukturer → stille nye spørsmål → koordinere resten av arrangementet. Møtepartners idé er å gjøre denne prosessen enklere. Vi starter med arrangementet – ikke hotelletDere forteller oss eksempelvis:«Vi blir cirka 180 personer. Halvparten kommer med fly. Vi trenger overnatting, hovedsal, fire grupperom, middag og noe sosialt etterpå.» Da er ikke løsningen nødvendigvis å sende dere til hotellet som først dukker opp i Google. Vi kan først spørre:Hvor bør gruppen bo? Bør konferansen være ved Værnes eller i Trondheim? Trenger alle hotellrom? Bør middagen være på konferansehotellet? Er fire grupperom tilgjengelige samtidig? Vil gruppen ha glede av å være sentralt om kvelden? Det er forskjellen mellom å finne et lokale og å planlegge en løsning. Flere leverandører kan bli én planEn konferanse kan bestå av langt mer enn konferansehotellet:møterom, hotell, transport, middag, aktivitet, teambuilding, firmafest og underholdning. Noen ganger er den beste løsningen å samle alt på ett hotell. Andre ganger kan det være bedre å ha:konferanse på sted A → hotell på sted B → middag på sted C → underholdning på kvelden. Det er en av grunnene til at vi mener det er viktig å se arrangementet som en helhet. Dere slipper å begynne med en lang liste over hotellTrondheim har alternativer fra små møterom til svært store konferansearenaer. Bare Trondheim Spektrum oppgir lokaler fra mindre møterom til konferanser for flere tusen deltakere, mens hotell som Britannia har egne møtefasiliteter for både små grupper og konferanser. For kunden er derfor ikke utfordringen alltid mangel på alternativer. Det kan være for mange alternativer og for lite tid til å undersøke dem. Vi kan sammenligne ut fra samme behovNår tilbud fra forskjellige konferansesteder sammenlignes, bør dere ikke bare se på totalsummen. Ett tilbud kan inkludere AV og kaffe. Et annet kan ha billigere romleie, men ta tillegg for teknikk, grupperom og bemanning. Målet bør derfor være å sammenligne:hva dere får – hva det koster – og hvor godt løsningen passer programmet. Ikke bare hvilket tall som står nederst på første tilbud. Møtepartner skal ikke låse kunden til ett bestemt hotellDette er viktig for konseptet vårt. Vi ønsker å kunne finne aktuelle alternativer ut fra kunden og arrangementet, ikke presse alle forespørsler inn hos samme leverandør. Noen ganger vil Scandic Lerkendal være riktig. En annen gang kan det være Scandic Nidelven, Britannia, Clarion Hotel Trondheim, Royal Garden, Trondheim Spektrum, et mindre møterom eller et alternativ nær Værnes. Poenget er at behovet bør komme først. Og dere bestemmer til sluttMøtepartner skal ikke ta valget fra kunden. Vår jobb er å gjøre valget enklere. Dere forteller oss hva dere trenger. Vi finner og setter sammen aktuelle løsninger. Dere velger alternativet som passer bedriften, deltakerne, programmet og budsjettet best. Kort sagt: Har dere allerede bestemt dere for ett bestemt hotell, kan dere kontakte hotellet direkte. Hvis dere vil finne ut hvilken løsning i Trondheim som faktisk passer arrangementet best, er det nettopp der Møtepartner skal skape verdi.