Riktig konferansested i Bergen handler om mer enn hvor mange personer det er plass til. Dere bør se på beliggenhet, møterom, hotell, transport, servering, teknikk og hva som skal skje før og etter den faglige delen. For noen grupper er det viktigst å være midt i Bergen sentrum. For andre er et stort konferansehotell ved Flesland mer praktisk. Og for mindre samlinger kan Fløyen eller Ulriken gi en helt annen ramme rundt møtet. Start med gruppestørrelse og programEt møte for 15 personer krever noe helt annet enn en konferanse for 300.Dere bør vite omtrent:hvor mange deltakere dere blirom dere trenger én sal eller flere grupperomønsket bordoppsettbehov for skjerm, lyd og annen teknikkhvor lenge møtet varerom deltakerne trenger hotell Det er også viktig å se på hvordan rommet fungerer i praksis. Et lokale kan ha høy maksimal kapasitet, men likevel være lite egnet til workshop eller gruppearbeid. Sentrum eller Flesland?Bergen har flere tydelige konferanseklynger.I sentrum finnes blant annet Scandic Ørnen, Hotel Norge by Scandic, Radisson Blu Royal Hotel Bergen, Clarion Hotel Admiral og Scandic Bergen City. Scandic oppgir selv flere konferansehotell både i sentrum og ved Flesland, og Radisson Blu Royal har omfattende møtekapasitet ved Bryggen. Ved Flesland ligger flere store konferansehotell som kan være interessante når mange deltakere kommer med fly. Scandic Flesland Airport ligger rundt 300 meter fra terminalen og har kapasitet for store kongresser og arrangementer. Tenk på hele dagenSkal konferansen fortsette med middag, julebord, firmafest, aktivitet eller underholdning, bør dette vurderes allerede når stedet velges. Et konferansehotell kan være perfekt til den faglige delen, mens en restaurant ved Vågen eller et arrangement på Fløyen kan fungere bedre senere på dagen. Møtepartner kan derfor se på konferansestedet som én del av en større løsning. Det riktige konferansestedet i Bergen er ikke nødvendigvis det største eller mest kjente – men stedet som passer gruppen, programmet, reiseveien og budsjettet best.

Prisen på en konferanse i Bergen varierer mye. Et mindre dagsmøte med møterom, kaffe og lunsj har en helt annen kostnad enn en todagers konferanse med hotell, middag, aktiviteter og underholdning. Derfor finnes det ikke én fast «pris på konferanse i Bergen». Det mest nyttige er å se på totalbudsjettet og hva som faktisk inngår. Hva påvirker prisen?De viktigste faktorene er gjerne:antall deltakeremøterommets størrelseantall dagerserveringteknisk utstyrgrupperomhotell og overnattingtransportmiddagkickoff eller teambuildingjulebord, firmafest eller underholdning Et arrangement for 30 personer kan ofte gjennomføres med relativt enkel logistikk. Ved 200–300 deltakere blir kapasitet, teknikk, servering og hotellrom mye viktigere. Sentrum og flyplass løser ulike behovEt sentralt hotell kan koste mer på enkelte poster, men samtidig spare transport.Hvis deltakerne kommer med tog eller Bybanen, kan Bergen sentrum være effektivt. Kommer mange med fly, kan et konferansehotell ved Flesland redusere transporttid og kostnader.Scandic Flesland Airport markedsføres som Vestlandets største kongresshotell og ligger få minutters gange fra terminalen. Det illustrerer hvorfor flyplasshotell kan være aktuelle ved nasjonale konferanser. Overnatting kan bli en stor del av totalenVed konferanse med overnatting bør dere avklare:hvor mange som trenger romhvor mange netterenkeltrom eller dobbeltromom frokost inngårom middag skal være på hotellet eller et annet sted For større grupper kan hotellkapasiteten være like viktig som konferansesalen. Se på totalverdien, ikke bare møteromsleienEt billig møterom kan bli en dyr løsning dersom dere må legge til transport, ekstern teknikk og servering andre steder. På samme måte kan et mer komplett konferansehotell gi bedre totaløkonomi dersom flere behov løses samlet. Møtepartner kan ta utgangspunkt i budsjett og behov og sammenligne alternativer ut fra hva som faktisk inngår. Den beste konferanseløsningen er ikke nødvendigvis den billigste – men den som gir riktig kvalitet og logistikk innenfor budsjettet dere har.

Bergen har flere områder som passer godt til konferanser, og hvilket dere bør velge avhenger av hvor deltakerne kommer fra, hvor mange dere er, om dere trenger hotell og hva dere ønsker å gjøre utover selve møtet. Bergen sentrumSentrum passer godt når tilgjengelighet og byliv er viktig.Her finnes flere større konferansehotell, restauranter og arrangementssteder innen relativt korte avstander. Blant annet ligger Scandic Ørnen, Hotel Norge by Scandic, Scandic Bergen City og Scandic Neptun sentralt. Dette passer godt når dere ønsker å kombinere konferansen med middag, julebord, firmafest eller opplevelser i byen. Bryggen og VågenOmrådet rundt Bryggen og Vågen gir en tydelig Bergen-identitet.Radisson Blu Royal Hotel Bergen ligger ved Bryggen og har 21 møterom, mens Clarion Hotel Admiral ligger ved Vågen med kort vei til sentrum og restaurantmiljøer. Dette området passer særlig godt når dere ønsker en kombinasjon av:konferanse + hotell + middag + Bergen-opplevelse. Flesland, Kokstad og SandsliHvis mange deltakere kommer med fly, kan området rundt Bergen lufthavn være svært praktisk.Her finner vi blant annet Scandic Flesland Airport, Clarion Hotel Bergen Airport og Quality Hotel Edvard Grieg. Fordelen er enkel logistikk for nasjonale deltakere og tilgang til store møte- og konferansefasiliteter. FløyenFløyen passer godt til mindre konferanser, strategisamlinger og møter hvor opplevelsen rundt selve møtet er viktig. Fløyen markedsfører egne lokaler for møter, workshops, kurs og konferanser, kun seks minutter fra sentrum med Fløibanen, og kombinerer dette med teambuilding og servering. UlrikenUlriken er et annet alternativ for mindre og mellomstore grupper som ønsker fjell, utsikt og aktivitet.Skyskraperen tilbyr møter og konferanser på toppen av Ulriken, med mulighet for både mindre møter og større oppsett. Hvilket område er best?Det finnes ikke ett riktig svar.Sentrum passer ofte best når byliv og enkel tilgang står sentralt.Flesland kan være smartest for flyreisende.Bryggen/Vågen gir sterk lokal profil.Fløyen/Ulriken passer når opplevelsen og rammen rundt møtet er viktig. Det beste konferanseområdet i Bergen er området som gjør hele arrangementet enklest for deltakerne – ikke nødvendigvis det som ligger mest sentralt på kartet.

Bergen har et bredt utvalg konferansehotell, fra store kongresshotell ved Flesland til sentrale hotell ved Bryggen, Vågen og sentrum. Valget bør baseres på gruppestørrelse, møtebehov, hotellrom, transport og programmet rundt konferansen. Scandic ØrnenScandic Ørnen er et stort og sentralt konferansehotell nær Bystasjonen og Grieghallen.Hotellet har 16 møterom, og det største konferanserommet har kapasitet til flere hundre deltakere.Det passer godt når dere ønsker konferanse og overnatting sentralt, med enkel tilgang til tog og Bybanen. Hotel Norge by ScandicHotel Norge ligger midt i Bergen sentrum og passer til møter og konferanser hvor sentral beliggenhet og hotellopplevelse er viktig.Det gir kort vei til restauranter, kultur og resten av sentrum. Radisson Blu Royal Hotel BergenRadisson Blu Royal ligger ved Bryggen og har omfattende møtekapasitet.Hotellet oppgir 21 møterom og arrangementslokaler på over 2100 kvadratmeter.Dette kan være et naturlig valg når dere vil kombinere konferanse med Bryggen, Vågen, middag og overnatting. Clarion Hotel AdmiralClarion Hotel Admiral ligger ved Vågen og passer godt til møter og konferanser hvor utsikt, sentrum og middag er viktige deler av opplevelsen.Beliggenheten gjør det enkelt å kombinere den faglige delen med sosialt program i sentrum. Scandic Bergen CityScandic Bergen City er et sentralt konferansehotell og markedsføres av Scandic som et av deres større konferansealternativer i Bergen. Scandic Flesland AirportScandic Flesland Airport er særlig interessant for store konferanser og nasjonale samlinger.Hotellet ligger rundt 300 meter fra flyplassterminalen og har store møtearealer, blant annet en konferansesal på 950 kvadratmeter med kapasitet på opptil 1000 personer. Andre alternativer ved FleslandOgså Clarion Hotel Bergen Airport og Quality Hotel Edvard Grieg er relevante når dere trenger hotell og konferansefasiliteter nær flyplassen. Hva bør dere velge?Det største hotellet er ikke nødvendigvis det riktige.En gruppe på 30 personer kan prioritere atmosfære og beliggenhet, mens en konferanse med 400 deltakere trenger helt andre fasiliteter. Møtepartner kan sammenligne flere konferansehotell i Bergen ut fra:kapasitet, beliggenhet, hotellrom, møterom, servering, transport og budsjett. Målet er ikke å gi dere den lengste listen over konferansehotell i Bergen – men å finne de få alternativene som faktisk passer arrangementet.

Om dere bør velge konferanse i Bergen sentrum eller ved Flesland, avhenger først og fremst av hvor deltakerne kommer fra, hvordan de reiser, om de trenger overnatting og hva dere ønsker å gjøre etter den faglige delen. For en nasjonal konferanse med mange flyreisende kan Flesland være den enkleste løsningen. Hvis byen, restaurantene og opplevelsene skal være en del av arrangementet, vil Bergen sentrum ofte være mer attraktivt. Bergen sentrum passer godt når byen skal være en del av konferansenSentrum gir kort vei mellom konferansehotell, restauranter, kultur, Bryggen, Vågen og andre aktiviteter. Blant kjente konferansehotell i sentrale Bergen finner vi blant annet:Scandic ØrnenHotel Norge by ScandicRadisson Blu Royal Hotel BergenClarion Hotel AdmiralScandic Bergen City Dette kan være en stor fordel dersom konferansen skal fortsette med middag, julebord, firmafest eller underholdning. Deltakerne trenger ikke nødvendigvis buss mellom alle delene av programmet, og de som ankommer med tog eller Bybanen kan ofte komme seg enkelt til hotellet og konferansestedet. Flesland passer særlig godt når mange kommer med flyOmrådet rundt Bergen lufthavn, Flesland, Kokstad og Sandsli har flere store konferansehotell. Blant de mest aktuelle er:Scandic Flesland AirportClarion Hotel Bergen AirportQuality Hotel Edvard Grieg Disse kan være spesielt interessante ved større nasjonale møter og konferanser hvor mange deltakere kommer fra andre deler av Norge. I stedet for å transportere en stor gruppe fra flyplassen inn til sentrum kan deltakerne komme direkte til konferansehotellet. Hvor skal deltakerne overnatte?Hvis konferansen går over to eller flere dager, bør hotellkapasiteten vurderes samtidig som selve møterommet. En konferanse ved Flesland kan gjøre reisen enkel for flyreisende, mens et hotell i sentrum gir deltakerne mer tilgang til Bergen på fritiden. For noen grupper kan det også være aktuelt å:ha konferansen ved Flesland → flytte gruppen til sentrum for middag eller sosial kveld → overnatte i sentrum.Det er ikke alltid den enkleste løsningen, men det viser hvorfor hele programmet bør vurderes samlet. Tenk også på kveldenHvis arrangementet skal avsluttes etter siste foredrag, kan Flesland være svært effektivt. Hvis dere ønsker:restaurantjulebordfirmafestunderholdningBryggenVågenFløyenbylivkan sentrum være mer interessant. Møtepartner kan sammenligne konferansehotell i Bergen sentrum og ved Flesland ut fra deltakernes reisevei, hotellbehov, program og budsjett. Det beste konferansestedet er ikke nødvendigvis det som ligger mest sentralt på kartet. For en gruppe som flyr inn kan Flesland være mest sentralt i praksis, mens sentrum kan være klart best når Bergen skal være en del av selve opplevelsen.

Ja. Konferanse med hotell og overnatting i Bergen er særlig aktuelt når deltakerne kommer langveisfra, konferansen går over flere dager eller arrangementet skal fortsette med middag og sosialt program på kvelden. Bergen har konferansehotell både i sentrum og ved Flesland hvor møterom, hotellrom, servering og andre fasiliteter kan samles på ett sted. Men hele arrangementet trenger ikke nødvendigvis foregå under samme tak. Når er konferanse med overnatting aktuelt?Hotell er særlig relevant når:deltakerne kommer fra flere steder i Norgekonferansen starter tidligprogrammet går over to eller flere dagermange kommer med flydere skal ha middag eller firmafestarrangementet avsluttes sentkonferansen kombineres med kickoff eller teambuilding Én hotellnatt kan også gi mer ro rundt arrangementet fordi deltakerne slipper å planlegge hjemreise samme kveld. Konferansehotell i Bergen sentrumSentrale hotell kan passe godt når dere ønsker at deltakerne også skal oppleve Bergen. Fra hotell i sentrum er det kort vei til blant annet:Bryggen, Vågen, restauranter, Fløyen, kultur og selskapslokaler. Det gjør det enkelt å ha konferansen på hotellet og flytte gruppen videre til middag eller andre aktiviteter senere på dagen. Konferansehotell ved FleslandDersom mange kommer med fly, kan hotell ved Bergen lufthavn gjøre logistikken betydelig enklere.Scandic Flesland Airport, Clarion Hotel Bergen Airport og Quality Hotel Edvard Grieg er eksempler på større konferansehotell i dette området. Her kan dere kombinere konferanse og overnatting uten at deltakerne først må inn til Bergen sentrum. Alt trenger ikke skje på hotelletEn konferanse kan for eksempel settes sammen slik:konferanse på hotell → aktivitet på Fløyen eller Ulriken → middag ved Vågen → overnatting på hotell. Eller:dagskonferanse i sentrum → julebord eller firmafest i et eget selskapslokale → tilbake til hotellet. Dette kan gi en bedre opplevelse enn å bruke det samme rommet og miljøet gjennom hele dagen. Hvor mange hotellrom trenger dere?Antall konferansedeltakere og antall hotellgjester er ikke nødvendigvis det samme. På en konferanse med 150 personer kan det for eksempel være at bare halvparten trenger hotell. Det bør derfor avklares:antall hotellromantall netterenkeltrom eller dobbeltromfrokosteventuell middagtidlig ankomstbagasjeoppbevaring Møtepartner kan se på konferansested, hotell, middag og andre deler av arrangementet samlet. En god konferanse med overnatting handler ikke bare om å finne et hotell med møterom. Det handler om å få hele oppholdet til å fungere fra deltakerne ankommer Bergen til de reiser hjem.

Ja. Både Fløyen og Ulriken kan brukes til møter, konferanser og bedriftssamlinger, og de gir en helt annen ramme enn et tradisjonelt konferansehotell i Bergen sentrum. Dette passer særlig godt for mindre og mellomstore grupper som ønsker å kombinere faglig innhold med natur, utsikt, middag eller teambuilding. Konferanse og møte på FløyenFløyen ligger svært nær Bergen sentrum og kan nås med Fløibanen. Her finnes lokaler som brukes til:møterworkshopskurskonferansermiddagerbedriftssamlinger Det gjør Fløyen interessant når bedriften ønsker en tydelig overgang fra byen til naturen uten å bruke mye tid på transport. En samling kan for eksempel bestå av:møte → aktivitet → middag → retur til sentrum. Konferanse på UlrikenUlriken gir en enda tydeligere fjellopplevelse.På toppen finnes møte- og arrangementsmuligheter som kan kombineres med servering, utsikt og aktiviteter. Dette kan være spesielt interessant til:ledermøterstrategisamlingerkickoffmindre konferanserkundearrangementteambuilding For grupper som ønsker at selve destinasjonen skal være en del av opplevelsen, kan Ulriken gi en ramme som skiller seg tydelig fra et vanlig møterom. Hvilke grupper passer fjellkonferanse for?Fløyen og Ulriken vil normalt være mer aktuelle for mindre og mellomstore grupper enn for de aller største kongressene. Ved store arrangementer kan et hotell som Scandic Ørnen, Scandic Flesland Airport eller andre større konferansehotell være mer praktisk til hovedprogrammet. Men fjellet kan fortsatt brukes som del av programmet.For eksempel:konferanse på hotell → teambuilding på Fløyen → middag i Bergen sentrum. Vær og logistikk bør vurderesBergen-været er en del av virkeligheten, og aktiviteter bør derfor planlegges med alternativer dersom været blir dårlig. Dere bør også vurdere:transport opp og nedtidspunktklær og utstyrtilgjengelighetgruppestørrelsemiddag og serveringhvor deltakerne skal overnatte Hvorfor velge Fløyen eller Ulriken?Fordi konferansen blir mer enn selve møtet.Et fjellmiljø kan gi et tydelig avbrekk fra hverdagen og gjøre det enklere å kombinere faglig program med sosialt innhold. Møtepartner kan vurdere Fløyen og Ulriken opp mot konferansehotell og andre møtesteder i Bergen. Fløyen og Ulriken passer best når dere ønsker at stedet skal være en del av konferanseopplevelsen – ikke bare et rom der møtet gjennomføres.

Ja. En konferanse, fagdag eller annen bedriftssamling kan kombineres med julebord eller firmafest i Bergen, men arrangementene trenger ikke å henge sammen for at Møtepartner skal kunne hjelpe. Mange bedrifter arrangerer julebord og firmafest som egne arrangementer. Andre velger å bruke samme dag til både faglig og sosialt program. Faglig program på dagtid og sosial kveldEn mulig dagsplan kan være:konferanse → pause → middag → firmafest eller julebord → underholdning. Dette kan være praktisk dersom ansatte kommer fra forskjellige steder og bedriften allerede bruker tid og penger på reise og hotell. På den måten får samlingen både et faglig og sosialt formål. Julebordet kan også stå helt aleneDet er viktig.Bedriften trenger ikke ha konferanse for å kontakte Møtepartner om julebord. Vi kan også hjelpe med å sette sammen et rent julebord med:restaurant eller selskapslokalemat og serveringhotell og overnattingDJbandsaxofonistvokalistkomikerkonferansierannen underholdning Det samme gjelder firmafest, sommerfest og andre sosiale arrangementer. Samme sted eller flere steder?Et konferansehotell kan gjøre det mulig å gjennomføre:møte → middag → fest → overnattingunder samme tak.Men det er ikke alltid den beste løsningen. Det kan være bedre å ha den faglige delen på et konferansehotell og deretter gå videre til en restaurant eller et selskapslokale ved Vågen, Bryggen eller et annet område i Bergen. Da kan kveldens lokale velges ut fra helt andre kriterier enn møterommet. Mat og underholdning bør vurderes sammen med lokaletTil en konferanse er skjerm, lyd og bordoppsett viktig. Til julebord eller firmafest kan andre ting være viktigere:restaurantoppsettbarscenedansegulvlyd og lyskapasitet til middagunderholdning Derfor er det ikke alltid optimalt å velge kveldssted ut fra hvor konferansen fant sted. Overnatting kan gjøre arrangementet enklereHvis ansatte kommer utenfra Bergen eller festen varer sent, kan hotell være en naturlig del av pakken. Det gir mulighet til å kombinere:konferanse + hotell + middag + julebord/firmafest + underholdningsom én helhet. Møtepartner kan hjelpe både når den sosiale kvelden står alene og når den er del av en større samling. Konferansen trenger ikke stoppe når møtet er ferdig – men julebord og firmafest trenger heller ikke starte med en konferanse. Vi kan sette sammen den løsningen som passer arrangementet og bedriften best.

Bergen passer svært godt til kickoff og teambuilding for bedrifter fordi byen gir korte avstander mellom møterom, hotell, sentrum, sjø og fjell. Det gjør det mulig å kombinere faglig program med aktivitet uten at store deler av dagen forsvinner til transport. En kickoff i Bergen kan derfor være alt fra noen timers aktivitet etter et møte til en komplett samling med konferanse, hotell, teambuilding, middag og underholdning. Kickoff i Bergen sentrumDersom konferansen eller møtet allerede foregår i sentrum, kan det være smart å velge aktiviteter som ikke krever mye transport. Det kan for eksempel være bybaserte lagkonkurranser, rebus, quiz, mat- og smaksopplevelser, kreative workshops eller andre aktiviteter hvor deltakerne opplever Bergen samtidig som de jobber sammen. Dette kan være særlig praktisk når aktiviteten skal ligge mellom den faglige delen og middag eller firmafest. Teambuilding på FløyenFløyen gir en tydelig overgang fra møterommet til naturen uten at gruppen trenger å reise langt ut av Bergen. En bedriftssamling kan eksempelvis settes sammen som:møte i sentrum → Fløibanen til Fløyen → teambuilding eller aktivitet → middag → tilbake til sentrum. For grupper som ønsker en kombinasjon av natur og enkel logistikk, kan dette være svært interessant. Kickoff og aktiviteter på UlrikenUlriken gir en enda tydeligere fjellopplevelse.Her kan faglig program kombineres med utsikt, aktivitet, servering og sosialt innhold. Det kan fungere spesielt godt til kickoff, ledergrupper og strategisamlinger hvor man ønsker at stedet skal føles annerledes enn den vanlige arbeidsdagen. Bergen gir også muligheter ved sjøenBergen er ikke bare fjell. Vågen, sjøfronten og områdene rundt byen gjør det også mulig å bygge arrangementer rundt maritime opplevelser. Avhengig av sesong og gruppe kan aktiviteter ved sjøen være et alternativ eller supplement til fjellturen. Aktiviteten må passe gruppenDen mest spektakulære aktiviteten er ikke nødvendigvis den beste. Det bør tas hensyn til fysisk nivå, alder, tilgjengelighet, sesong, vær og hvor lang tid aktiviteten skal vare. For en gruppe på 20 personer kan én aktivitet fungere godt. For 150 personer kan deltakerne måtte deles i lag eller rotere mellom flere aktiviteter. Kickoff bør planlegges som en del av hele dagenTeambuilding fungerer best når tidspunkt, transport, klær, middag og resten av programmet henger sammen. En fysisk aktivitet rett før en formell middag krever for eksempel en annen plan enn en rolig aktivitet i sentrum. Møtepartner kan se på konferanse, hotell, kickoff, teambuilding, middag og underholdning i Bergen som én samlet løsning. Bergen er spesielt interessant til kickoff fordi bedriften kan gå fra møterommet til byen, sjøen eller fjellet på kort tid – og la selve destinasjonen bli en del av samlingen.

Jo større konferansen i Bergen er, desto viktigere blir det å planlegge kapasitet, møterom, servering, teknikk, hotell og transport samlet. Det er stor forskjell på hva som kreves til en konferanse for 50 personer og et arrangement med 300 eller flere deltakere. Maksimal kapasitet på et møterom forteller heller ikke hele historien – rommet må fungere med det bordoppsettet og programmet dere faktisk skal ha. Konferanse i Bergen for rundt 50 personerMed omtrent 50 deltakere har dere normalt mange muligheter. Det kan være konferansehotell, mindre møtesteder eller mer spesielle alternativer hvor rammen rundt samlingen får større betydning. For denne størrelsen kan dere også lettere vurdere alternativer som Fløyen eller Ulriken, dersom program og logistikk passer. Hvis deltakerne skal jobbe i grupper, bør dere likevel undersøke behovet for separate grupperom. Konferanse for rundt 100 personerVed omtrent 100 deltakere blir det viktigere å se på mer enn plenumsrommet.Pauseområder, registrering, lunsjkapasitet og tekniske fasiliteter begynner å få større betydning. Dersom konferansen inneholder workshops, kan behovet være:ett større plenumsrom + flere grupperom + gode fellesarealer. Hvis mange trenger hotell, bør romkapasiteten vurderes samtidig. Konferanse for rundt 200 personerFor 200 deltakere blir utvalget naturlig smalere. Da bør dere tidlig vurdere hvordan stedet håndterer ankomst, registrering, garderobe, pauser, servering, AV-teknikk og eventuelle parallelle sesjoner. Hvis konferansen skal fortsette med middag eller firmafest, må også kveldsstedet kunne håndtere gruppestørrelsen. Det kan være smart å planlegge dette samtidig med hovedkonferansen, ikke etterpå. Konferanse i Bergen for 300 personer eller merVed 300+ deltakere bør dere se etter steder som er bygget for større arrangementer. Her blir hotell som Scandic Ørnen, Scandic Flesland Airport, Quality Hotel Edvard Grieg og andre større konferanseaktører mer relevante enn mindre møtesteder. Men kapasitet handler om mer enn antall stoler. Hele deltakerreisen må fungere:ankomst → registrering → konferanse → pauser → lunsj → grupperom → middag → hotell → hjemreise. Sentrum eller Flesland blir viktigere når gruppen vokserVed større konferanser kan lokasjonen få stor økonomisk og praktisk betydning. Hvis mange kommer med fly, kan Flesland redusere transportbehovet. Hvis mange kommer med tog eller allerede befinner seg i Bergen, kan sentrum være enklere. Skal arrangementet videre til julebord, firmafest eller aktivitet i byen, kan sentrum igjen ha en fordel. Ikke velg rom etter maksimal kapasitet aleneEn sal som teknisk sett tar 300 personer kan fungere dårlig hvis dere trenger skoleoppsett, stor scene, produksjonsområde eller ekstra plass. Det samme gjelder motsatt vei: 50 personer i en enorm kongressal kan gjøre arrangementet unødvendig tomt og upersonlig. Møtepartner kan ta utgangspunkt i antall deltakere, møteform, hotellbehov, program og budsjett og finne steder i Bergen som passer den faktiske størrelsen på arrangementet. Riktig kapasitet er ikke hvor mange mennesker man klarer å få inn i rommet – men hvor godt konferansen fungerer når alle er der.

Hvor tidlig dere bør bestille konferanse i Bergen avhenger av gruppestørrelse, dato, hotellbehov og hvor fleksible dere er på sted og program. Et mindre dagsmøte kan ofte organiseres relativt sent, mens en større konferanse med hotell, middag, aktiviteter og underholdning bør planlegges langt tidligere. Store konferanser bør begynne tidligJo flere deltakere dere blir, desto færre steder kan håndtere hele behovet. Det gjelder særlig dersom dere trenger en kombinasjon av stor konferansesal, flere grupperom og mange hotellrom. For en konferanse på flere hundre personer kan derfor tidspunktet dere starter søket påvirke både hvilke steder som er tilgjengelige og hvor mye fleksibilitet dere har på pris og dato. Hotellrom kan være like viktig som konferansesalenHvis deltakerne skal overnatte, må tilgjengeligheten på hotellrom vurderes samtidig. Det hjelper lite å finne den perfekte konferansesalen dersom hotellet bare har en liten del av rommene dere trenger. Ved store grupper kan det også være aktuelt å fordele deltakerne mellom flere hotell. Faste datoer gir mindre fleksibilitetHvis dere må arrangere konferansen på én bestemt dato, bør dere begynne tidligere enn dersom dere kan velge mellom flere uker eller ukedager. Dette gjelder spesielt dersom dere også ønsker:middag, aktivitet, firmafest eller bestemt underholdning samme kveld. Jo flere elementer som skal passe sammen, desto flere kalendere må stemme. Bergen har perioder med ekstra pressStørre arrangementer, konserter, festivaler, messer og andre begivenheter kan påvirke hotellkapasitet og tilgjengelighet i Bergen. Det er derfor nyttig å se på hva som skjer i byen rundt datoen dere vurderer – spesielt når mange deltakere skal overnatte. Julebordssesongen krever egen planleggingHvis konferansen skal kombineres med julebord eller firmafest, bør dere være ekstra tidlig ute for populære torsdager, fredager og lørdager i november og desember. Da konkurrerer dere ikke bare med konferanser om kapasiteten, men også med mange andre bedrifter om restauranter, selskapslokaler, hotell og underholdning. Dere trenger ikke vite alt før dere begynnerDet er ikke nødvendig å ha detaljprogrammet ferdig. For å starte søket holder det ofte å vite omtrent:dato/periode, antall deltakere, Bergen sentrum eller Flesland, overnatting ja/nei og cirka budsjett. Middag, aktivitet, teknikk og underholdning kan utvikles videre etter at hovedrammene er på plass. Jo større og mer komplekst arrangementet er, desto tidligere bør dere starte – men dere trenger ikke ha alle detaljene klare før dere begynner å lete etter konferansested i Bergen.

Hvis dere allerede vet nøyaktig hvilket konferansehotell i Bergen dere ønsker, kan det være helt naturlig å kontakte hotellet direkte. Hotellet kjenner sitt eget produkt best. Møtepartner har en annen funksjon: Vi starter med arrangementet deres, ikke med ett bestemt hotell. Et hotell kan først og fremst tilby sitt eget stedHvis dere kontakter Scandic Ørnen, Hotel Norge, Radisson Blu Royal eller et annet konferansehotell direkte, får dere naturligvis informasjon om mulighetene på akkurat dette hotellet. Det kan være perfekt dersom stedet allerede passer behovet. Men dersom dere først prøver å finne ut hvor dere bør være, må dere ellers kontakte flere steder, forklare behovet flere ganger og sammenligne forskjellige tilbud selv. Møtepartner kan sammenligne flere typer løsningerVi kan ta utgangspunkt i:dato, deltakere, møterom, hotell, beliggenhet, mat, aktiviteter, transport og budsjett. Deretter kan vi vurdere om arrangementet passer best:i Bergen sentrum, ved Bryggen og Vågen, ved Flesland, på Fløyen, på Ulriken eller en kombinasjon av flere steder. Det beste konferansestedet trenger ikke være det beste stedet til middagenDette er en viktig forskjell.Et hotell kan ha den perfekte konferansesalen, mens en restaurant eller et selskapslokale et annet sted gir en bedre middag. En samling kan derfor eksempelvis bli:konferanse på hotell i sentrum → aktivitet på Fløyen → middag ved Vågen → firmafest med underholdning → hotellovernatting. Et annet arrangement kan være enklere:fly til Flesland → konferansehotell → middag → overnatting → fly hjem. Begge kan være riktige løsninger. Møtepartner skal ikke være en hotellkatalogMålet er ikke å sende kunden 30 alternativer og overlate resten til dem. Hvis dere forteller oss hva dere trenger, bør vi kunne snevre inn markedet til noen få løsninger som faktisk passer. Det sparer kunden for å måtte starte søket fra null. Ett kontaktpunkt kan også åpne for flere deler av arrangementetKonferansen kan etter hvert også omfatte:hotell, middag, julebord, firmafest, kickoff, teambuilding eller underholdning. Da kan det være en fordel å kunne se flere leveranser i sammenheng fremfor å organisere hver enkelt del isolert. Når bør dere kontakte hotellet direkte?Hvis beslutningen allerede er:«Vi skal være på akkurat dette hotellet, og vi trenger bare et tilbud.»da kan direkte kontakt være den enkleste veien.Hvis spørsmålet derimot er:«Vi skal samle 140 personer i Bergen – hvor bør vi være, hvordan bør vi legge opp dagene, og hva kan vi gjøre etter møtet?»da er det nettopp den typen problemstilling Møtepartner skal hjelpe med. Hotellet er ekspert på hotellet sitt. Møtepartner skal være samarbeidspartneren som ser på hele arrangementet og finner løsningen som passer bedriften.