Det riktige konferansestedet avhenger av mer enn hvor mange deltakere dere blir. Beliggenhet, kapasitet, møterom, tekniske fasiliteter, servering, overnatting og programmet for dagen bør vurderes samlet. For noen arrangementer passer et konferansehotell best fordi møter, måltider og overnatting kan samles på samme sted. Andre ganger kan et konferansesenter, et mindre konferanselokale eller et sted med særpreg være en bedre løsning. Møtepartner tar utgangspunkt i dato, ønsket område, antall deltakere, budsjett og hva dere trenger under arrangementet. Deretter finner vi aktuelle konferansesteder og ser på hvilke alternativer som passer både programmet og deltakerne. Vi kan også se på hvordan konferansestedet kan kombineres med overnatting, middag, aktiviteter, teambuilding eller underholdning. Målet er ikke å finne flest mulig steder, men å finne konferansestedene som passer best til akkurat deres arrangement.

Start med hvordan konferansen faktisk skal gjennomføres. Antall deltakere er viktig, men et godt konferansested bør også passe til møteformen, programmet, ønsket beliggenhet og hvordan deltakerne skal komme seg dit. Se blant annet på størrelse og utforming av møterom, kapasitet i plenum og grupperom, teknisk utstyr, servering, pauserom og muligheten for overnatting. Dersom deltakerne kommer fra forskjellige deler av landet, kan nærheten til flyplass, tog eller annen transport være avgjørende. Det er også verdt å tenke på hva som skal skje etter den faglige delen. Dersom konferansen skal kombineres med middag, firmafest, aktiviteter eller teambuilding, trenger ikke alt nødvendigvis foregå på samme sted. Et konferansehotell kan være svært praktisk når alt skal samles under ett tak, mens andre konferanser blir bedre ved å kombinere flere steder. Det beste konferansestedet er derfor ikke nødvendigvis det største eller mest kjente – men stedet som fungerer best for deltakerne, programmet og budsjettet.

Prisen på et konferansested varierer med blant annet beliggenhet, antall deltakere, størrelse på møterommet, tidspunkt, tekniske behov, servering og om konferansen inkluderer overnatting. Noen steder priser møterom eller konferanselokale separat, mens konferansehotell ofte tilbyr løsninger der møtelokale, pausemat, lunsj og eventuelt overnatting inngår i en samlet pris eller pris per deltaker. En konferanse over flere dager vil normalt ha en annen kostnadsstruktur enn et møte på noen timer. Middag, aktiviteter, transport, teambuilding og underholdning kan også påvirke totalbudsjettet dersom dette skal være en del av arrangementet. Derfor finnes det sjelden én pris som sier hva et konferansested «koster». Det viktigste er å sammenligne løsninger som faktisk dekker det samme behovet. Har dere et ønsket totalbudsjett eller en prisramme per deltaker, er det nyttig å oppgi dette tidlig. Da kan Møtepartner lete etter konferansesteder og løsninger som er realistiske innenfor rammen, i stedet for å foreslå alternativer som ikke passer budsjettet.

Begrepene brukes ofte om hverandre, men de beskriver ikke helt det samme. Et konferansested er det bredeste begrepet. Det kan være et konferansehotell, konferansesenter, møtelokale, selskapslokale eller et mer utradisjonelt sted som er tilrettelagt for møter, seminarer og konferanser. Et konferansehotell kombinerer møtefasiliteter med hotellrom. Det passer særlig godt når deltakerne kommer langveisfra, konferansen varer flere dager eller bedriften ønsker møter, måltider og overnatting samlet på samme sted. Mange konferansehotell har både plenumsaler, mindre møterom, restaurant og områder for pauser og sosialt samvær. Et konferansesenter har ofte større fokus på selve møte- og arrangementsfasilitetene. Her kan det finnes større konferansesaler, flere grupperom, scene, AV-teknikk og kapasitet for større arrangementer, men overnatting trenger ikke være tilgjengelig på stedet. I tillegg finnes det mange konferanselokaler og møtesteder med særpreg, eksempelvis steder ved fjorden, i naturen eller i sentrum av en by, hvor konferansen kan kombineres med restaurant, aktiviteter eller andre opplevelser. Hva som er best, avhenger derfor av programmet. Skal alle bo på samme sted, kan konferansehotell være ideelt. Skal dere samle mange mennesker til én stor fagdag, kan et konferansesenter passe bedre. Møtepartner ser på behovet først og typen konferansested etterpå – ikke omvendt.

Ja. For konferanser som varer mer enn én dag, eller hvor deltakerne kommer fra forskjellige deler av landet, er konferansested med overnatting ofte en praktisk løsning. Et konferansehotell kan samle møterom, plenumsal, hotellrom, frokost, lunsj, middag og sosiale områder under samme tak. Det reduserer transport mellom de ulike delene av arrangementet og kan gjøre programmet enklere både for arrangøren og deltakerne. Men konferanse og overnatting trenger ikke alltid foregå på samme sted. I enkelte byer og destinasjoner kan det være bedre å velge det konferanselokalet som passer den faglige delen best og kombinere dette med et hotell i nærheten. Middag, firmafest eller aktiviteter kan igjen legges til et tredje sted dersom det gir en bedre totalopplevelse. Når dere vurderer konferansested med overnatting, bør dere blant annet se på:antall hotellrom, enkelt- og dobbeltrom, avstand mellom hotell og møterom, kapasitet i konferanselokalene, servering, transport og hva som skal skje på kvelden. Det er også viktig å undersøke kapasitet på den faktiske datoen. Et hotell kan ha store konferansefasiliteter, men ikke nødvendigvis nok tilgjengelige rom til hele gruppen samtidig. Møtepartner kan derfor se på konferansested og overnatting som én samlet løsning – enten alt skjer på samme konferansehotell eller arrangementet blir bedre ved å kombinere flere steder.

Ja. Det finnes konferansesteder og konferanselokaler for både mindre grupper og konferanser med flere hundre deltakere. Jo større arrangementet blir, desto viktigere er det imidlertid å vurdere mer enn bare kapasiteten i hovedsalen. For en konferanse med eksempelvis 100 deltakere kan mange konferansehotell og konferansesentre være aktuelle. Ved 200 eller 300+ deltakere blir kravene ofte større til plenumsal, scene, AV-teknikk, registrering, garderobe, servering, pauserom og logistikk. Skal deltakerne også deles i mindre grupper, trenger konferansestedet flere grupperom med tilstrekkelig kapasitet. Ved større arrangementer bør man dessuten se på hvor effektivt lunsj og pauser kan gjennomføres. Et sted kan ha plass til 300 personer i salen, men likevel skape kø og dårlig flyt dersom serveringsområdet er dimensjonert for langt færre. Andre viktige spørsmål er hvor deltakerne kommer fra, behovet for parkering eller kollektivtransport og om konferansen krever overnatting. Ved store nasjonale samlinger kan nærhet til flyplass, tog eller hotellkapasitet være avgjørende for valg av destinasjon. Møtepartner kan søke etter konferansesteder ut fra konkret gruppestørrelse og program, enten dere planlegger konferanse for 50, 100, 200, 300 eller flere deltakere. For store grupper er det ikke nok at alle får plass – hele konferansestedet må være dimensjonert for arrangementet.

Ja. For mange konferanser er tilgjengelighet like viktig som selve konferanselokalet. Når deltakere kommer fra flere deler av landet, kan et konferansested nær flyplass, togstasjon eller gode kollektivforbindelser redusere både reisetid, transportkostnader og logistikk. Ved nasjonale konferanser kan det være praktisk å velge et konferansehotell eller konferansesenter med kort vei fra flyplass eller tog. For andre arrangementer kan et sentralt konferanselokale i byen være viktigere, særlig dersom deltakerne skal kombinere konferansen med middag, aktiviteter eller andre opplevelser. Det er også verdt å se på hva som skjer etter konferansen. Et sted som er lett tilgjengelig på dagtid, er ikke nødvendigvis den beste løsningen dersom deltakerne senere skal til restaurant, firmafest eller hotell et annet sted. For større grupper bør man i tillegg vurdere parkering, bussadkomst, mulighet for organisert transport og hvor enkelt det er å bevege seg mellom hotell, konferansested og øvrige deler av programmet. Møtepartner kan derfor søke etter konferansesteder ut fra både beliggenhet, transportbehov og hvor deltakerne kommer fra. Et godt konferansested skal ikke bare passe programmet – det bør også være enkelt for deltakerne å komme seg dit.

Norge har mange konferansesteder hvor møter og faglig program kan kombineres med fjord, fjell, sjø eller andre naturopplevelser. Slike destinasjoner kan passe godt når bedriften ønsker at konferansen skal være mer enn bare noen timer i et møterom. Et konferansested ved fjorden kan være et konferansehotell med møterom og overnatting, et mindre hotell med egne konferansefasiliteter eller et mer særpreget sted hvor naturen blir en del av opplevelsen. Når dere vurderer konferanse nær naturen, bør dere likevel se på mer enn utsikten. Møterom, teknikk, kapasitet, servering, overnatting og transport må fortsatt fungere godt. Dersom deltakerne kommer fra flere steder i landet, er reisetid og tilgjengelighet særlig viktig. Naturbaserte konferansesteder gir også gode muligheter for å kombinere det faglige programmet med aktiviteter. Det kan være alt fra båttur og guidet tur til teambuilding, matopplevelser eller en sosial samling etter møtene. Møtepartner kan se etter konferansesteder ved fjorden, sjøen eller nær naturen og samtidig vurdere hvordan beliggenhet, hotell, møter og aktiviteter fungerer som en samlet løsning. Den beste naturdestinasjonen er den som både gir deltakerne en opplevelse og fungerer praktisk som konferansested.

Ja. Mange konferanser blir bedre når den faglige delen kombineres med noe sosialt eller opplevelsesbasert. Det kan være middag, teambuilding, aktiviteter, underholdning eller firmafest etter at møtene er ferdige. Noen konferansehotell og konferansesteder kan tilby alt på samme område. Det kan være praktisk dersom bedriften ønsker minst mulig transport og en enkel logistikk gjennom hele arrangementet. Men alt trenger ikke foregå under samme tak. Det beste konferanselokalet for den faglige delen er ikke nødvendigvis det beste stedet for middag eller aktivitet. I en by kan konferansen for eksempel gjennomføres på et konferansehotell, middagen på en restaurant i nærheten og kvelden avsluttes på et annet lokale. På en naturdestinasjon kan møter kombineres med aktivitet ute før gruppen samles til middag på hotellet. Når flere deler skal kombineres, bør man se på avstander, transport, tidsplan, kapasitet og hvordan deltakerne beveger seg gjennom dagen. Møtepartner kan derfor hjelpe med mer enn selve konferansestedet. Vi kan se på hvordan møte, hotell, middag, teambuilding, aktiviteter og andre opplevelser kan settes sammen rundt konferansen. Målet er ikke nødvendigvis å samle alt på ett sted – men å lage den løsningen som fungerer best som helhet.

Ja. En konferanse trenger ikke nødvendigvis foregå på ett hotell eller ett konferansested fra start til slutt. For enkelte arrangementer kan det gi en bedre opplevelse å bruke flere steder gjennom dagen eller over flere dager. Den faglige delen kan for eksempel gjennomføres i et konferanselokale som har riktig plenumsal og møterom, mens deltakerne bor på et hotell i nærheten. Middag kan legges til en restaurant, aktivitet til en annen arena og firmafest eller underholdning til et lokale som passer bedre for kvelden. Dette kan være særlig aktuelt i byer og destinasjoner hvor flere gode tilbud ligger i nærheten av hverandre. Samtidig krever en slik løsning mer planlegging. Avstander mellom stedene, transport, tidsplan, bagasje, vær og antall deltakere må vurderes slik at arrangementet oppleves enkelt for gjestene – ikke som en logistikkøvelse. For noen grupper vil derfor et konferansehotell med alt under samme tak være best. For andre kan en kombinasjon av flere konferansesteder, hotell, restaurant og aktiviteter gi en langt sterkere totalopplevelse. Møtepartner tar utgangspunkt i hva konferansen skal inneholde, og vurderer deretter om én eller flere arenaer gir den beste løsningen. Vi starter med programmet og behovet – ikke med en regel om at alt må foregå på samme sted.

Ja. Møtepartner hjelper bedrifter med å finne konferansesteder i hele Norge, enten dere allerede har bestemt hvor konferansen skal arrangeres eller ønsker forslag til hvilken destinasjon som passer best. Behovene kan være svært forskjellige. Noen ønsker et sentralt konferansehotell i Oslo, Bergen, Trondheim eller Stavanger med enkel tilgang til flyplass, tog og kollektivtransport. Andre ser etter konferansesteder ved fjorden, nær naturen eller på en destinasjon hvor møter kan kombineres med aktiviteter, teambuilding og overnatting. Vi kan se etter alt fra mindre møterom og konferanselokaler til konferansehotell, konferansesentre og større steder med kapasitet til flere hundre deltakere. Hvilke alternativer som er aktuelle avhenger blant annet av dato, gruppestørrelse, program, budsjett, transportbehov og om dere trenger hotellrom. Dersom destinasjonen ikke er bestemt, kan det også være relevant å sammenligne flere steder. For en nasjonal konferanse kan eksempelvis tilgjengelighet være viktigst, mens en kickoff eller samling over flere dager kan ha større verdi av omgivelser, aktiviteter og opplevelser. Møtepartner tar derfor utgangspunkt i hva bedriften ønsker å få til, og ser deretter etter aktuelle konferansesteder og destinasjoner. Dere trenger ikke vite hvilket konferansested dere vil ha før dere kontakter oss. Det holder å fortelle hvor mange dere blir, når dere ønsker å samles og hva konferansen skal inneholde – så kan vi begynne der.