Riktig konferansested avhenger av mer enn bare hvor mange personer det er plass til. Beliggenhet, type konferanse, møterom, tekniske fasiliteter, servering, overnatting og hva dere ønsker å gjøre etter det faglige programmet bør vurderes samlet. Et konferansehotell kan være den beste løsningen når deltakerne trenger overnatting og alt skal være på samme sted. Andre ganger kan et separat konferanselokale, en restaurant eller et mer utradisjonelt sted gi en bedre opplevelse. Møtepartner hjelper bedrifter med å finne aktuelle konferansesteder og konferanselokaler i hele Norge. Fortell oss hvor konferansen skal være, dato, antall deltakere og hva dere trenger. Vi finner relevante alternativer og kan også se på overnatting, middag, aktiviteter og underholdning. Målet er ikke å finne flest mulig steder – men å finne konferansestedet som passer best til akkurat deres samling.

Start med antall deltakere og hvordan konferansen skal gjennomføres. Et konferanselokale for 40 personer krever noe annet enn en konferanse for 200. Tenk blant annet på ønsket bordoppsett, scene, skjerm, lyd, mikrofoner, dagslys, pauserom og områder for kaffe, lunsj og mingling. Beliggenheten er også viktig. Skal deltakerne komme med fly eller tog? Trenger dere parkering? Skal konferansen være sentralt i byen, på et konferansehotell eller ønsker dere et sted utenfor sentrum med natur og aktiviteter i nærheten? Se også på hele programmet, ikke bare møtet. Hvis dere skal ha middag, teambuilding, firmafest eller underholdning etter konferansen, kan det påvirke hvilket konferanselokale som fungerer best. Det beste møterommet på dagtid er nemlig ikke nødvendigvis det beste stedet når middagen begynner.

Antall deltakere er et godt utgangspunkt når dere skal finne møterom, men kapasitet alene forteller ikke hele historien. Et møterom som har maksimal kapasitet på 100 personer kan for eksempel oppleves trangt dersom dere også trenger scene, teknisk utstyr, gruppearbeid eller god plass mellom bordene. Oppsettet har mye å si. Kinooppsett gir normalt plass til flere enn skoleoppsett, U-bord eller runde bord. For mindre møter kan et styrerom være riktig, mens større konferanser gjerne krever et eget konferanselokale med scene, lyd og presentasjonsutstyr. Når vi ser etter møterom og konferanselokaler, tar vi derfor utgangspunkt i både antall deltakere og hvordan rommet faktisk skal brukes. Fortell oss antall personer, ønsket sted og hva som skal skje under møtet. Da kan vi finne møterom med riktig størrelse, oppsett og fasiliteter – i stedet for bare et rom som på papiret har nok kapasitet.

Et godt konferansehotell bør gjøre det enkelt å kombinere det faglige programmet med pausene og resten av oppholdet. Gode møterom, stabil teknikk, servering og effektiv logistikk er grunnleggende, men ved konferanser over flere dager blir også hotellrom, frokost, middag og sosiale områder viktige. For større bedriftskonferanser bør dere blant annet vurdere kapasiteten på både konferanselokaler og overnatting. Det hjelper lite at hotellet har et møterom for 200 personer dersom det ikke kan tilby tilstrekkelig antall hotellrom når alle skal overnatte. Det er heller ikke nødvendig at hele konferansen foregår på hotellet. Dere kan ha møte og overnatting på konferansehotellet, middag på en restaurant og aktivitet eller firmafest et annet sted. Møtepartner kan hjelpe med å se konferanse, hotell og opplevelser i sammenheng. Noen ganger er alt under samme tak den beste løsningen. Andre ganger blir konferansen bedre når vi kombinerer flere steder.

Ja. Møtepartner kan hjelpe bedrifter med å finne konferanse med overnatting i hele Norge, enten dere ønsker et konferansehotell hvor hele arrangementet foregår under samme tak, eller en løsning hvor møter, hotell, middag og aktiviteter fordeles på flere steder. Når konferansen varer mer enn én dag, er det viktig å se konferanselokale og overnatting i sammenheng. Antall hotellrom, romtyper, innsjekking, frokost, avstand mellom møterom og hotell, transport og kapasitet på samme dato kan ha stor betydning for den totale løsningen. For større grupper bør dette undersøkes tidlig. Et konferansehotell med møterom og overnatting kan være svært praktisk. Deltakerne slipper transport mellom hotell og konferansested, og det blir enkelt å samle gruppen til frokost, pauser og middag. Samtidig er ikke dette alltid den beste løsningen. Et hotell kan ha de riktige rommene og sengene, men kanskje ikke den restauranten, aktiviteten eller festlokalet som passer best til resten av programmet. Derfor kan vi også sette sammen løsninger hvor dere har konferanse og overnatting på hotellet, middag på en restaurant i nærheten og teambuilding, aktivitet, firmafest eller underholdning et annet sted. Fortell oss dato, sted, antall deltakere, hvor mange som trenger overnatting og hvordan dere ser for dere programmet. Da kan vi se etter en løsning som fungerer for hele konferanseoppholdet – ikke bare selve møterommet.

Ja – og for mange bedriftsgrupper er nettopp kombinasjonen av konferanse, hotell og middag utgangspunktet for et godt arrangement. Dere kan velge en enkel løsning hvor møterom, overnatting og middag er samlet på ett konferansehotell, eller vi kan sette sammen flere steder dersom det gir en bedre totalopplevelse. For en konferanse over to dager kan dagen for eksempel starte med faglig program på et hotell eller konferansested, fortsette med en aktivitet etter møtet og avsluttes med middag på en restaurant. Neste morgen møtes deltakerne igjen til frokost og videre konferanseprogram. For andre grupper er det enklest å ha alt på hotellet. Det finnes ingen løsning som passer alle. Det er derfor vi mener det er viktig å se på hele konferansen før man velger sted. Antall deltakere, hotellrom, møterom, beliggenhet, budsjett, servering, transport og ønsket program påvirker hvilke alternativer som er aktuelle. Møtepartner kan hjelpe med både konferansested, konferansehotell, overnatting og middag, og løsningen kan utvides med teambuilding, aktiviteter, firmafest, DJ, live musikk eller annen underholdning når det passer arrangementet. Dere trenger altså ikke starte med spørsmålet «Hvilket hotell skal vi velge?». Start heller med hva dere ønsker at deltakerne skal oppleve. Derfra kan vi finne stedene og sette sammen løsningen.

Prisen på en konferanse for bedrifter varierer betydelig og avhenger blant annet av antall deltakere, sted, dato, varighet, møterom, mat og drikke, teknisk utstyr og om deltakerne trenger overnatting. En dagskonferanse med møterom og lunsj vil naturligvis ha et helt annet budsjett enn en todagers konferanse med hotell, middag, aktivitet og firmafest. Når dere lager konferansebudsjettet, bør dere derfor se på mer enn bare leie av konferanselokale eller møterom. Aktuelle kostnader kan være konferansepakke per person, hotellrom, frokost, lunsj, middag, drikke, teknikk, transport, teambuilding, aktiviteter og underholdning. Datoen kan også påvirke prisen. Kapasitet og pris på hotell og konferansesteder kan variere etter ukedag, sesong, by og hva annet som skjer på destinasjonen. For større grupper kan selv relativt små forskjeller i pris per deltaker få stor betydning for totalbudsjettet. Samtidig er laveste pris ikke nødvendigvis den beste løsningen dersom beliggenheten skaper ekstra transport, møterommet ikke passer programmet eller dere må kjøpe mange tilleggstjenester separat. Har dere et budsjett per person eller totalbudsjett for konferansen, er det derfor nyttig å fortelle oss dette tidlig. Da kan vi lete etter konferansesteder og løsninger innenfor realistiske rammer i stedet for å bruke tid på alternativer som ikke passer. Målet bør være å finne riktig konferanse innenfor budsjettet, ikke bare det billigste møterommet.

En konferansepakke kan inneholde forskjellige ting fra hotell til hotell og konferansested til konferansested. En vanlig dagpakke inkluderer ofte møterom, grunnleggende teknisk utstyr, kaffe eller pausemat og lunsj, men innholdet bør alltid kontrolleres før dere sammenligner priser. Noen konferansesteder tilbyr ferdige pakker per person, mens andre priser møterom, servering og tekniske tjenester separat. Ved konferanse med overnatting kan hotellrom, frokost og middag komme i tillegg, eller inngå i en samlet konferansepakke. Det er derfor viktig å sammenligne hva dere faktisk får, ikke bare prisen som står øverst i tilbudet. Avklar blant annet behov for projektor eller skjerm, lydanlegg, mikrofoner, scene, tekniker, grupperom, kaffe, pausemat, lunsj og tilgang til konferanselokalet før og etter programmet. Ved større konferanser kan også registreringsområde, garderobe, skilting, riggetid og kapasitet i fellesarealer være relevant. Og en konferansepakke trenger ikke stoppe ved møtedagen. Møtepartner kan se på en komplett konferansepakke for bedrifter med møterom, hotell og overnatting, middag, teambuilding, aktiviteter, firmafest og underholdning. Noen ganger er den beste løsningen én leverandør. Andre ganger gir det mer mening å kombinere flere. Det viktigste er derfor ikke nødvendigvis å finne en ferdig pakke med riktig navn, men å sette sammen innholdet konferansen deres faktisk trenger.

Hvor tidlig dere bør bestille et konferansested avhenger av blant annet antall deltakere, sted, dato, behov for overnatting og hvor fleksible dere er på valg av konferanselokale. For større bedriftskonferanser eller arrangementer med hotellrom, middag og aktiviteter lønner det seg normalt å starte planleggingen tidlig. Jo større gruppe, desto flere ting skal passe samtidig. Det holder ikke nødvendigvis at et konferansehotell har ledig møterom. Hotellet må kanskje også ha nok rom til overnatting, kapasitet til lunsj og middag og egnede arealer til pauser, mingling eller andre deler av programmet. Skal konferansen kombineres med restaurant, teambuilding, aktivitet, firmafest eller underholdning, øker antallet leverandører og kapasiteter som må passe på samme dato. Populære datoer kan derfor bli begrenset lenge før selve konferanselokalet er fullt. For mindre møter og dagskonferanser kan det ofte være mulig å finne gode møterom og konferanselokaler på kortere varsel, særlig dersom dere er fleksible på beliggenhet og tidspunkt. For større konferanser, kickoff og samlinger over flere dager er det derimot en fordel å være ute tidligere. Har dere ikke bestemt konferansested ennå, trenger dere ikke vente med å undersøke mulighetene. Start gjerne med dato eller tidsperiode, ønsket by eller område, antall deltakere og behov for overnatting. Da kan Møtepartner undersøke hvilke alternativer som passer før dere låser resten av programmet. Tidlig planlegging gir ikke bare større utvalg. Det gir også bedre mulighet til å sette sammen konferansen rundt den opplevelsen dere faktisk ønsker, i stedet for å måtte bygge programmet rundt det som tilfeldigvis fortsatt er ledig.

Ja. Møtepartner kan hjelpe med kickoff for bedrifter der faglig innhold kombineres med hotell, møterom, middag, teambuilding, aktiviteter, firmafest eller underholdning. En kickoff trenger derfor ikke være en vanlig konferansedag med en aktivitet lagt til på slutten. Start heller med hva dere ønsker å oppnå. Skal medarbeiderne få ny informasjon, arbeide med strategi, bli bedre kjent, feire resultater eller rett og slett få en god opplevelse sammen? Formålet påvirker både valg av sted og hvordan dagen eller oppholdet bør bygges opp. En kickoff kan for eksempel starte med møte eller presentasjoner på et konferansehotell, fortsette med teambuilding eller en aktivitet på ettermiddagen og avsluttes med middag og underholdning. For grupper som reiser bort, kan kickoff med overnatting gjøre det mulig å bygge et større program over ett eller flere døgn. Stedet trenger heller ikke være det samme gjennom hele arrangementet. Dere kan ha det faglige programmet i et godt møterom, gjennomføre aktivitet et annet sted og velge restaurant eller selskapslokale ut fra hvilken stemning dere ønsker på kvelden. Vi kan hjelpe med å finne og kombinere konferansested, møterom, konferansehotell, overnatting, aktiviteter og underholdning ut fra gruppestørrelse, destinasjon, program og budsjett. En god kickoff handler til slutt ikke bare om hvor dere møtes. Den handler om hva medarbeiderne sitter igjen med når de reiser hjem.

Begrepene konferanse, seminar, kurs og kickoff brukes ofte om hverandre, og i praksis kan arrangementene inneholde mange av de samme elementene. Forskjellen ligger først og fremst i formålet, størrelsen og hvordan programmet er bygget opp. En konferanse samler gjerne en større gruppe rundt faglig innhold, presentasjoner, foredrag, diskusjoner og nettverksbygging. Det kan være en dagskonferanse eller et arrangement over flere dager med konferansehotell og overnatting. Et seminar er ofte mindre og kan ha mer rom for diskusjon, gruppearbeid og fordypning i et bestemt tema. Når man leter etter lokale til seminar, kan behovet derfor være annerledes enn ved en større konferanse med scene og mange deltakere. Et kurs har gjerne et tydelig læringsmål og krever ofte kurslokaler eller møterom hvor deltakerne kan arbeide aktivt. Bordoppsett, skjerm, teknisk utstyr, grupperom og mulighet for pauser kan derfor være viktigere enn størrelsen på selve lokalet. En kickoff kombinerer ofte faglig og sosialt innhold. Bedrifter kan bruke kickoff til å starte et nytt år, prosjekt eller strategi, samle medarbeidere eller bygge kultur. Her er det vanlig å kombinere møte med aktivitet, teambuilding, middag eller firmafest. Uansett hva dere kaller arrangementet, er det viktigste å finne lokaler og en løsning som passer det dere faktisk skal gjøre. Møtepartner kan derfor hjelpe enten dere leter etter konferansested, møterom, kurslokale, hotell eller et komplett opplegg med overnatting og opplevelser.

Ja. Konferanse med teambuilding kan være en god måte å kombinere faglig innhold med noe sosialt og aktivt, særlig når medarbeidere kommer fra forskjellige avdelinger eller steder og først er samlet til konferanse. Teambuilding trenger heller ikke bety hinderløype eller konkurranser. For noen bedrifter passer en fysisk lagaktivitet godt. Andre ønsker matkurs, smaking, kreative aktiviteter, guidede opplevelser, natur, problemløsing eller en roligere sosial aktivitet før middag. Det viktigste er at aktiviteten passer gruppen. Antall deltakere, alderssammensetning, fysisk nivå, tilgjengelig tid, årstid, vær og formålet med samlingen bør tas med i vurderingen. En aktivitet som fungerer godt for 20 personer er ikke nødvendigvis riktig teambuilding for 150 personer. Plasseringen i programmet betyr også mye. Teambuilding kan gjennomføres før konferansen starter, mellom den faglige delen og middagen eller som hovedaktivitet på dag to. Ved konferanse med overnatting er det ofte større frihet til å bygge inn aktiviteter uten at programmet blir for tett. Og noen ganger trenger ikke teambuilding å være en egen aktivitet i tradisjonell forstand. En felles opplevelse, middag eller sosial samling kan også være det som faktisk får deltakerne til å snakke sammen utenfor møterommet. Møtepartner kan hjelpe med å kombinere konferanse, teambuilding, aktiviteter og middag som én helhet. Når den egne teambuilding-siden vår er på plass, er dette også et naturlig sted å lenke videre til den for dem som ønsker flere ideer og alternativer.

Ja. Møtepartner kan hjelpe bedrifter med å kombinere konferanse med middag, firmafest og underholdning, enten alt skal foregå på konferansehotellet eller dere ønsker å flytte den sosiale delen av arrangementet til et annet sted. For mange konferanser er det nettopp overgangen fra faglig program til kveldens opplevelse som avgjør hvordan deltakerne husker arrangementet. Etter mange timer i møterommet kan det være godt å skifte omgivelser, og det beste konferansestedet på dagtid er ikke nødvendigvis det beste stedet for middag eller firmafest. En enkel løsning kan være konferanse på dagtid, en pause før middag og deretter restaurant og sosial kveld. Andre bedrifter ønsker et større opplegg med konferanse, middag og firmafest, gjerne med DJ, live musikk, saksofonist, band eller annen underholdning. Ved konferanser med overnatting kan kveldens program også tilpasses hotellet og transportbehovet. Noen ganger er det mest praktisk å spise og feste på konferansehotellet. Andre ganger ligger det en god restaurant eller et spennende selskapslokale i nærheten som gir kvelden en helt annen ramme. For større grupper bør man blant annet vurdere kapasitet, bordoppsett, meny, drikke, transport, teknikk, underholdning og hvor sent arrangementet skal vare. Møtepartner kan se konferansedagen og firmafesten som ett arrangement, slik at dere ikke nødvendigvis må finne konferansested, restaurant og underholdning hver for seg. Målet er enkelt: Det faglige skal fungere. Men det er lov at kvelden blir den delen folk snakker om på jobb mandag morgen.

Ja. Underholdning kan være en del av både selve konferansen og det sosiale programmet etterpå. Møtepartner kan hjelpe med underholdning til konferanse, firmafest, kickoff og bedriftsarrangement, tilpasset gruppen, lokalet og hvilken stemning dere ønsker. Under en konferanse kan det for eksempel være aktuelt med foredragsholder, konferansier, komiker eller et musikalsk innslag som bryter opp det faglige programmet. Til middag og firmafest kan aktuelle alternativer være DJ, trubadur, saksofonist, band, vokalist eller andre liveinnslag. Det betyr ikke at alle konferanser trenger et stort show. For en mindre ledergruppe kan et godt musikalsk innslag under middagen være nok. For flere hundre deltakere kan det være behov for scene, profesjonell lyd og lys, konferansier og et større underholdningsprogram. Underholdningen bør derfor planlegges sammen med resten av arrangementet. Antall deltakere, aldersspenn, lokale, tidspunkt, budsjett og ønsket stemning påvirker hva som fungerer. Skal det være bakgrunnsmusikk under mingling? Et overraskelsesinnslag under middagen? DJ og saksofonist til dansegulvet? Eller et partyband som avslutter kvelden? Når konferanse og underholdning planlegges samlet, kan vi også ta hensyn til hvilke lokaler som egner seg til det dere ønsker å gjennomføre. Dermed kan Møtepartner hjelpe dere med mer enn å finne et ledig konferanserom. Vi kan bidra til å sette sammen konferanse, middag, firmafest og underholdning som én sammenhengende opplevelse.

Ja. En konferanse trenger ikke foregå på samme hotell eller konferansested fra deltakerne ankommer til de reiser hjem. For enkelte arrangementer kan det faktisk bli bedre å kombinere flere steder gjennom konferansen. Dere kan for eksempel ha overnatting og faglig program på et konferansehotell, aktivitet et annet sted på ettermiddagen, middag på en restaurant og firmafest i et eget selskaps- eller eventlokale. Fordelen er at hvert sted kan velges ut fra det det faktisk er best egnet til. Dette kan være særlig interessant ved todagers konferanser, kickoff og firmaturer med overnatting, hvor opplevelsen rundt det faglige programmet er en viktig del av arrangementet. Samtidig må logistikken fungere. Avstand mellom stedene, transporttid, antall deltakere, vær, bagasje og tidspunkt bør vurderes før programmet bestemmes. Det er liten gevinst i et fantastisk middagssted dersom 150 personer må bruke unødvendig lang tid på transport dit. Noen ganger er derfor alt under samme tak klart best. Andre ganger kan korte avstander mellom hotell, konferanselokale, restaurant og aktivitet gi et langt mer variert opphold. Dette er en viktig del av måten Møtepartner tenker på. Vi starter ikke nødvendigvis med ett hotell og prøver å få hele programmet til å passe inn der. Vi kan i stedet starte med hva dere ønsker å få til, og deretter finne konferansested, hotell, middag og opplevelser som sammen gir den beste løsningen.

Ja. Møtepartner hjelper bedrifter med å finne konferansesteder i hele Norge, blant annet i Oslo, Bergen, Stavanger og Trondheim. Vi kan se etter alt fra mindre møterom og konferansehoteller til lokaler for større konferanser, kickoff og bedriftssamlinger. Behovene kan variere mye fra by til by og fra arrangement til arrangement. For noen er et sentralt konferansehotell nær tog, flyplass eller kollektivtransport viktigst. Andre ønsker å komme seg ut av sentrum og kombinere konferansen med natur, aktiviteter, overnatting eller en sosial opplevelse. I Oslo kan det for eksempel være aktuelt å vurdere både sentrum, områder rundt byen og konferansehoteller med enkel forbindelse til Oslo lufthavn. I Stavanger kan konferansen kombineres med hotell, restaurant og opplevelser i byen eller områdene rundt. Trondheim har både sentrale konferansehoteller og muligheter for grupper som ønsker faglig og sosialt program over flere dager. Og Norge byr på langt mer enn de største byene. Det finnes interessante konferansehoteller og konferansesteder ved fjorden, ved sjøen, på fjellet og nær naturen, i tillegg til tradisjonelle byhoteller og konferansesentre. Fortell oss hvor deltakerne kommer fra, hvor mange dere blir, om dere trenger overnatting og hva dere ønsker å gjøre. Da kan vi se etter aktuelle alternativer på destinasjonen. Vi hjelper bedrifter med konferanser i hele Norge, enten dere allerede har bestemt destinasjon eller ønsker forslag til hvor arrangementet bør legges. Målet er å finne et konferansested og en løsning som passer både deltakerne, programmet og budsjettet – uansett hvor i landet dere ønsker å samles.

Norge har svært gode muligheter for bedrifter som ønsker konferanse ved fjorden, sjøen, på fjellet eller nær naturen. For mange grupper kan det å flytte konferansen ut av det vanlige byhotellet gi en helt annen ramme rundt både det faglige og sosiale programmet. Men et flott sted er ikke automatisk et godt konferansested. Før dere velger destinasjon bør dere blant annet vurdere reisetid, transport, kapasitet på møterom, antall hotellrom, servering, tekniske fasiliteter og hvilke aktiviteter som finnes i nærheten. Dersom 100 eller 200 medarbeidere skal reise sammen, blir logistikken minst like viktig som utsikten. Fordelen med et konferansehotell ved fjorden eller nær naturen er muligheten til å bruke omgivelsene som en del av oppholdet. Det faglige programmet kan kombineres med teambuilding, båttur, naturopplevelser, matopplevelser eller andre aktiviteter før gruppen samles til middag på kvelden. For en todagers konferanse eller kickoff med overnatting kan dette gi en tydeligere følelse av at medarbeiderne faktisk har reist bort sammen – ikke bare flyttet arbeidsdagen til et annet møterom. Det finnes heller ingen regel om at alle deler av konferansen må foregå samme sted. Overnatting og møter kan være på et konferansehotell, mens aktivitet og middag legges til andre steder i nærheten dersom det gir en bedre opplevelse. Møtepartner kan hjelpe med å finne konferansesteder og konferansehoteller i hele Norge, enten dere ønsker sentrum, fjord, sjø, fjell eller andre naturnære omgivelser. Start gjerne med opplevelsen dere ønsker. Så kan vi finne stedet som gjør den mulig.

Ja. Møtepartner kan hjelpe med både mindre og større konferanser for bedrifter, fra grupper på rundt 30–50 personer til konferanser, kickoff og bedriftssamlinger med 100, 200, 300 eller flere deltakere. Når antallet øker, blir valg av konferansested mer komplekst. Det handler ikke bare om å finne en konferansesal med tilstrekkelig maksimal kapasitet. Registrering, garderobe, toaletter, pauser, servering, lunsj, teknikk, scene, lyd, grupperom og hvordan flere hundre mennesker beveger seg mellom programpostene kan få stor betydning. Ved konferanse med overnatting for store grupper må hotellkapasiteten også vurderes. Et konferansehotell kan ha en sal for 300 personer uten nødvendigvis å ha 300 tilgjengelige hotellrom på den aktuelle datoen. Det kan derfor være nødvendig å kombinere flere hoteller eller finne en annen løsning for overnatting. Det samme gjelder middag og firmafest. En konferansesal som fungerer utmerket for 250 personer i kinooppsett, er ikke nødvendigvis egnet til middag, scene, underholdning og dansegulv for den samme gruppen. For større konferanser bør derfor hele deltakerreisen vurderes: Hvordan kommer deltakerne frem? Hvor registrerer de seg? Hvor gjennomføres konferansen? Hvor spiser de? Hvor skal de overnatte? Og hva skjer etter at det faglige programmet er ferdig? Fortell oss antall deltakere, dato, ønsket destinasjon, behov for overnatting og hva arrangementet skal inneholde. Da kan vi se etter konferansesteder og løsninger med kapasitet til hele arrangementet – ikke bare antall stoler i konferansesalen.

Det skal være enkelt. Dere forteller oss hva dere trenger og Møtepartner bruker informasjonen til å finne konferansesteder og løsninger som passer arrangementet. Start med det dere allerede vet. Det kan være dato eller ønsket periode, by eller område, antall deltakere, behov for møterom og overnatting og et omtrentlig budsjett. Fortell også gjerne om dere ønsker middag, teambuilding, aktivitet, firmafest eller underholdning. Dere trenger ikke ha planlagt alt på forhånd. På bakgrunn av behovene ser vi etter aktuelle konferansesteder, konferansehoteller og møterom. I stedet for at dere skal bruke tid på å kontakte en lang rekke steder som kanskje ikke har riktig kapasitet eller passer programmet, er målet å komme frem til relevante alternativer dere faktisk kan vurdere. Og dersom konferansen består av mer enn møte og overnatting, kan vi se på helheten. Det kan bety konferanse og hotell på samme sted. Det kan også bety møterom på ett sted, middag på et annet og aktivitet eller firmafest et tredje. Hvilken løsning som er riktig, avhenger av gruppen, destinasjonen, programmet og budsjettet. Møtepartner er derfor ikke ment som en katalog hvor dere må bla gjennom hundrevis av konferansesteder og gjøre resten av arbeidet selv. Dere beskriver konferansen. Vi hjelper dere med å finne og sette sammen aktuelle løsninger. Det gir dere ett sted å starte – også når dere ennå ikke vet nøyaktig hvilket sted dere leter etter.

Dere kan selvfølgelig kontakte konferansehoteller og konferansesteder direkte. Har dere allerede bestemt nøyaktig hvilket hotell dere ønsker, og hele konferansen skal gjennomføres der, kan det være en enkel og god løsning. Møtepartner blir særlig nyttig når dere ikke vet hvilket konferansested som passer best, ønsker å vurdere flere alternativer eller skal sette sammen mer enn bare et møterom. Et hotell kjenner naturligvis sitt eget produkt best. Det kan fortelle dere om egne møterom, hotellrom, restaurant, konferansepakker og fasiliteter. Men bedriften som planlegger konferansen kan fortsatt måtte undersøke andre hoteller, sammenligne tilbud og deretter finne aktivitet, restaurant, transport, firmafest eller underholdning separat. Vi starter fra den andre siden. I stedet for å begynne med spørsmålet «Hva kan dette hotellet tilby?», begynner vi med «Hva trenger dere?» Det kan være en konferanse for 80 personer med overnatting og middag. Eller 200 medarbeidere som skal ha faglig kickoff på dagtid, teambuilding på ettermiddagen og firmafest med underholdning på kvelden. Deretter kan vi se etter konferansested, hotell og andre deler som passer behovet. Noen ganger vil svaret være ett konferansehotell som kan levere nesten alt under samme tak. Andre ganger kan den beste løsningen være å kombinere flere steder og leverandører. Det er også derfor vi ikke mener at flest mulig konferansesteder automatisk gir det beste valget. En lang liste med hoteller betyr fortsatt at noen må finne ut hvilke alternativer som faktisk passer. Målet med Møtepartner er å gjøre den jobben enklere: forstå behovet, finne relevante alternativer og se konferanse, overnatting, middag, aktiviteter og opplevelser i sammenheng. Dere trenger derfor ikke starte med å vite hvilket hotell dere skal bestille. Start med konferansen dere ønsker å skape. Så hjelper vi dere med å finne ut hvor – og hvordan – den kan gjennomføres.